Czy wszystkie biura potrzebują sali konferencyjnej? Poznaj alternatywy

Tradycyjna koncepcja biura ulega nieustannym przemianom w dobie rozwoju cyfryzacji i coraz bardziej zaawansowanych technologii komunikacyjnych. Wizja firmy, w której dostępna jest tylko jedna sala konferencyjna, gdzie są negocjowane kontrakty, przyjmowani kluczowi klienci i podejmowane decyzje o strategicznym znaczeniu dla organizacji, zdaje się być coraz bardziej przestarzała. Nowoczesna rzeczywistość biznesowa wymaga elastyczności i adaptacji do nowych form pracy. Na znaczeniu zyskuje elastyczny model hybrydowy, spotkania ze współpracownikami i kontrahentami przenoszą się do świata online, a wykonywane przez pracowników obowiązki często nie ograniczają się jedynie do siedzenia przy biurku. Czy zatem w takiej rzeczywistości sale konferencyjne wciąż są niezbędnym pomieszczeniem w biurze? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, dlaczego firmy powinny stawiać na różne rodzaje przestrzeni do spotkań, dopasowując je do zadań – brainstormingu, rozmowy z klientem, prezentacji dla zespołu czy dyskusji nad projektem. Poznaj alternatywy dla pomieszczeń konferencyjnych i optymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej.

Czy firmy potrzebują jeszcze sal konferencyjnych?

Pandemia i ewolucja miejsca wykonywania obowiązków przez pracowników zmieniła podejście do projektowania przestrzeni biurowych. Pytanie o użyteczność tradycyjnej sali konferencyjnych we współczesnych firmach, gdzie wiele osób pracuje zdalnie, a coraz więcej spotkań odbywa się online, wydaje się aktualne jak nigdy dotąd. W wielu organizacjach były one symbolem podejmowania kluczowych decyzji biznesowych lub ważnych spotkań zespołów. Ich przydatność zależy od specyfiki pracy danego biura oraz potrzeb zespołu. W niektórych firmach, zwłaszcza tych o silnej kulturze spotkań twarzą w twarz, pomieszczenia konferencyjne mogą nadal pełnić bardzo istotną funkcję. Jednak będą wyglądać nieco inaczej niż do tej pory, gdyż ich najważniejszą cechą będzie wielofunkcyjność. Z kolei organizacje, które wprowadziły model pracy hybrydowej, a pracownicy odbywają wiele wideokonferencji lub rozmów telefonicznych, powinny zainteresować się alternatywnymi rozwiązaniami, które ułatwią wykonywanie tych zadań.

Zmiana charakteru spotkań w firmie

Czy firmy rzeczywiście jeszcze potrzebują sal konferencyjnych? Ten dylemat dotyka wielu organizacji, które zauważają dynamiczną zmianę charakteru spotkań w biznesie. Nowoczesne zebrania to nie tylko te zaplanowane, formalne i długotrwałe konferencje z udziałem dużej liczby osób. Obecnie, równie ważne są spotkania spontaniczne, znacznie krótsze, które zwykle odbywają się w mniejszym gronie. Dodatkowo, rozwój technologii umożliwił prowadzenie wideokonferencji jako ważnego narzędzia kontaktu z partnerami biznesowymi czy pracownikami znajdującymi się poza biurem. To w znacznym stopniu wpłynęło na zmniejszenie zapotrzebowania na duże sale konferencyjne.

Zdaniem eksperta

Wielu właścicieli firm i projektantów wnętrz biurowych zastanawia się, czy obecnie warto inwestować w salki konferencyjne, czy może stały się reliktem przeszłości, niewspółmiernym do aktualnych potrzeb i trendów na rynku pracy. W firmach, w których już jest wydzielone duże pomieszczenie konferencyjne, warto podzielić je na różnorodne strefy np. za pomocą mobilnych ścianek akustycznych Soniq. Zamontowane rolki w stopkach stabilizujących oraz możliwość łączenia przegród prostopadle lub szeregowo, zapewnia szybki lifting przestrzeni i dopasowanie do aktualnych potrzeb

– wyjaśnia Eliza Donek, Product Manager w Mikomax.

Więcej przydatnych informacji na temat mobilnego systemu przegród biurowych przeczytasz w tekście: Dziel i rządź – z systemem modułowych ścianek biurowych SONIQ

Sale konferencyjne typu mixed use

Może okazać się, że tradycyjne pomieszczenie konferencyjne nie jest już tak przydatne jak kiedyś, ale nie oznacza to, że powinniśmy całkowicie z niego zrezygnować. Wielu menedżerów zauważa bowiem rosnącą wartość tzw. sal konferencyjnych typu mixed use – uniwersalnych przestrzeni, które łatwo dostosowywać do różnych potrzeb i sytuacji. Takie sale mogą służyć jako miejsce do przeprowadzania formalnych zebrań z dużą liczbą uczestników, ale także jako przestrzeń do krótkich, nieformalnych spotkań w mniejszym gronie, miejsce do indywidualnej pracy, a nawet do relaksu podczas przerwy.

Kluczowe znacznie ma tutaj elastyczność i zastosowanie odpowiednich rozwiązań, które pozwolą na szybką i łatwą rekonfigurację. Warto postawić na ergonomiczne krzesła i stoły konferencyjne, które zapewnią komfortowe miejsce szkoleń, spotkań czy pracy wspólnej. Interesującą propozycją jest stół konferencyjny z systemem elektrycznym Balance, który umożliwia zmianę pozycji ciała z siedzącej na stojącą. To właśnie uniwersalność może być kluczem do optymalizacji wykorzystania pomieszczenia konferencyjnego w dzisiejszych realiach biznesowych.

Spotkania w większym gronie przeniesione do świata online

Wybuch pandemii COVID-19 przyspieszył adopcję technologii umożliwiających pracę zdalną i spotkania online, zmieniając zarówno nasze codzienne nawyki, jak i strategie biznesowe. Dzięki narzędziom, takim jak Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet, firmy mogą prowadzić wideokonferencje w większym gronie bez potrzeby fizycznego zgromadzenia wszystkich uczestników w jednym miejscu. Co więcej, spotkania online mogą być bardziej efektywne, skupiając się na konkretnych sprawach, zamiast na logistyce rozmieszczenia uczestników w sali lub innych kwestiach organizacyjnych. Niemniej jednak, choć technologia umożliwia komunikację na odległość, istnieją pewne rodzaje interakcji i dyskusji, które lepiej sprawdzają się w realnym kontakcie. Dlatego pomimo rosnącej popularności spotkań online, tradycyjne sale konferencyjne nadal będę istnieć – chociaż ich rola i funkcje mogą ulegać ewolucji.

Optymalizacja przestrzeni spotkań w biurze

Optymalizacja przestrzeni spotkań w biurze jest kluczem do tworzenia środowiska, które sprawia, że pracownicy chętnie przychodzą do firmy i wykonują zadania wymagające współpracy czy przeprowadzenia inspirujących spotkań. Nie chodzi jedynie o wydzielenie z otwartego open space odpowiednich pomieszczeń, ale zapewnienie przestrzeni, która będzie odpowiadać różnym potrzebom personelu. We współczesnym biurze lepiej niż jedna duża sala konferencyjna sprawdzi się kilka mniejszych stref – każda będzie dopasowana do innych zadań i rodzajów interakcji. Niektóre z nich mogą być przeznaczone do prac wymagających wysokiego poziomu skupienia, z dala od gwaru i zgiełku, gdzie pracownicy są w stanie skoncentrować się na swoich zadaniach bez zakłóceń. Inne przestrzenie będą przeznaczone na miejsca spontanicznych spotkań – otwarte, zapraszające do interakcji. Mogą to być miejsca z wygodnymi meblami soft seating i stolikiem na kawę.

Wydzielenie przestrzeni, a nie pomieszczeń

Optymalizacja przestrzeni spotkań powinna opierać się na wydzieleniu odpowiednich przestrzeni, a nie konkretnych pomieszczeń, takich jak salki konferencyjne. Takie podejście jest zgodne z koncepcją Activity Based Workplace, czyli elastycznego planowania biura. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Activity Based Workplace – rozwiązanie idealne do pracy biurowej.

Wielofunkcyjne strefy, zamiast zamkniętych sal konferencyjnych, będą łatwiej dostępne i poprawią wykorzystanie powierzchni biurowej. Zastosowanie ścianek biurowych do stworzenia stref ciszy, modułowych mebli Ligo oraz wyznaczenie obszarów do pracy zespołowej, może przyczynić się do lepszego dopasowania przestrzeni do aktualnych potrzeb pracowników. Poprzez elastyczne zarządzanie aranżacją biura, organizacje mogą tworzyć dynamiczne, inspirujące środowiska pracy, które napędzają innowacyjność.

Strefy do prac wymagających różnego poziomu skupienia

Optymalizacja przestrzeni spotkań w biurze to nie tylko kwestia lepszego zarządzania miejscem do spotkań grupowych, ale również uwzględnienie indywidualnych potrzeb pracowników. Niezwykle istotne staje się wydzielanie stref do zadań, które wymagają różnego poziomu skupienia. Choć wydawać by się mogło, że odpowiednio zaprojektowana sala konferencyjna to idealne miejsce do pracy koncepcyjnej, warto jednak zauważyć, że ich liczba w biurze zwykle jest ograniczona. Często więcej osób chce z niej skorzystać, niż jest dostępnych miejsc. Dodatkowo pomieszczenia konferencyjne powodują izolację pracownika od reszty zespołu.

Zdaniem eksperta

Dobrym rozwiązaniem może być wydzielenie stref, w których pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających intensywnej koncentracji. W takich miejscach warunki powinny sprzyjać długotrwałemu skupieniu – na przykład poprzez zastosowanie ergonomicznych krzeseł, oświetlenia regulowanego według potrzeb czy designu, który nie rozprasza uwagi. Dobrze w tym celu sprawdzą się kabiny akustyczne Hushoffice

– dodaje Eliza Donek, Product Manager w Mikomax.

Innym rozwiązaniem dla pracy, która nie wymaga ciszy, a jedynie spokoju, jest umieszczenie obok siebie biurek z manualną regulacją wysokości Stand Up R. Obniżone tworzą miejsce do pracy w pojedynkę, natomiast kilka ustawionych obok siebie i podniesionych do góry, zapewnia duży blat do dyskusji nad projektem i swobodnej komunikacji.

Miejsca spontanicznych spotkań i interakcji społecznych

Współczesne biuro nie jest już tylko miejscem pracy – to przestrzeń wymiany pomysłów i budowania relacji. Dlatego potrzebne są wydzielone z open space (np. za pomocą wolnostojących ścianek działowych Tree) miejsca do spontanicznych interakcji społecznych. Warto zauważyć, że to właśnie przy kawie, na korytarzu lub w zaaranżowanej strefie chillout rodzą się nowe pomysły, nawiązują relacje czy powstają rozwiązania problemów. Wymiana myśli i spostrzeżeń w nieformalnej atmosferze potrafi zainspirować i dać impuls do działania. Dlatego poza posiadaniem sali konferencyjnej warto wydzielić z przestrzeni biurowej niewielkie strefy relaksu z wygodnymi meblami. Miękkie fotele i kanapy Packman, pufy czy hamaki zachęcą pracowników do odpoczynku, a dodatkowo sprzyjają poprawie komunikacji w zespole, co bezpośrednio wpływa na efektywność pracy.

Biura hybrydowe – zaplanuj miejsca do spotkań fizycznych i online

Po okresie pandemii praca w elastycznym modelu hybrydowym zyskuje na popularności, ponieważ pozwala na łączenie korzyści płynących z pracy zdalnej i stacjonarnej. Taka forma wymaga jednak nowego podejścia do planowania przestrzeni biurowej, a zwłaszcza w kontekście organizowania spotkań. W biurach hybrydowych niezbędne jest przemyślane zaprojektowanie miejsc, które będą sprzyjały kontaktom twarzą w twarz i online.

• Miejsca do spotkań online powinny być wyposażone w niezbędne urządzenia i technologie, umożliwiające sprawne prowadzenie konferencji czy prezentacji na odległość. Wymaga to nie tylko odpowiedniej infrastruktury sieciowej i sprzętowej, ale także dbałości o akustykę i oświetlenie, które są kluczowe dla jakości przeprowadzanych wideorozmów.
• Miejsca do spotkań fizycznych powinny oferować komfortowe warunki dla wszystkich uczestników. Ważny jest łatwy dostęp do odpowiednich przestrzeni oraz narzędzi wspomagających komunikację, takich jak tablice, flipcharty czy ekrany do prezentacji.

Biura hybrydowe wymagają zatem elastyczności i adaptacji do zmieniających się potrzeb zespołów. Dobrze zaprojektowane, mogą stać się nie tylko miejscem pracy, ale też przestrzenią, która sprzyja kreatywności, innowacji i skutecznej komunikacji, niezależnie od formy spotkań.

Szukasz sposobów, by wydzielić w biurze strefy do spotkań oficjalnych i nieformalnych?
Odkryj nasze meble biurowe i zaplanuj miejsca spotkań stacjonarnych oraz online >>