Jak maksymalnie wykorzystać przestrzeń biurową? Strategie i wskazówki

Nowoczesne biura wyróżnia zoptymalizowana powierzchnia użytkowa, która jest dopasowana do dynamicznie zmieniających się potrzeb oraz specyfiki realizowanych przez pracowników zadań. W obliczu rosnącej popularności hybrydowego modelu pracy oraz licznych podróży służbowych, zarządzanie przestrzenią staje się niezwykle ważne ze względów funkcjonalnych i ekonomicznych. Wprowadzenie zmian w układzie biura i maksymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni, choć wydaje się być procesem skomplikowanym, jest niezbędne dla efektywnego funkcjonowania organizacji. W artykule podpowiadamy, jak maksymalnie wykorzystać przestrzeń biurową i które strategie oraz wskazówki mogą okazać się przy tym najbardziej pomocne.

Na czym polega optymalizacja przestrzeni biurowej?

W dobie, gdy wiele firm wybrało elastyczny model hybrydowy pracy, liczne organizacje zredukowały powierzchnię wynajmowanych lokali. Optymalizacja powierzchni biurowej polega na jej zagospodarowaniu w taki sposób, aby była wykorzystywana jak najbardziej efektywnie. Ważna jest przede wszystkim ocena, czy zakładana ilość metrów kwadratowych jest odpowiednia dla komfortu pracowników oraz sprawnego funkcjonowania biura. Jeżeli przestrzeń będzie zbyt mała, należy liczyć się ze spadkiem efektywności pracy w wyniku pojawienia się uczucia braku prywatności w pracy, wzrostu poziomu hałasu, problemów z koncentracją przy trudniejszych zadaniach. Z kolei zbyt duży metraż wynajmu w stosunku do liczby zatrudnionego (pojawiającego się w firmie) personelu sprawia, że przestrzeń biurowa nie będzie efektywnie wykorzystana. Przekłada się to na straty ponoszone przez najemcę.

Analiza potrzeb pracowników

Każda firma, niezależnie od wielkości, funkcjonuje w odmienny sposób. Różne zadania są realizowane z różną częstotliwością, a zespoły pracują zdalnie, stacjonarnie lub w modelu hybrydowym. Dlatego planując optymalizację przestrzeni biurowej warto skonsultować się z osobami zatrudnionymi w organizacji i uwzględnić ich opinie. Konsultacje i dialog z zespołem, a także dokładna ocena ich potrzeb i oczekiwań, są niezbędne do zaprojektowania przestrzeni biurowej, która będzie funkcjonalna, komfortowa i sprzyjająca efektywności.

Zdaniem eksperta

Dostosowane do potrzeb pracowników miejsce pracy może ich zachęcić do powrotu do biura i stanowić ciekawą alternatywę dla home office. Właściwe zaplanowanie wykorzystania dostępnej przestrzeni biurowej z ergonomicznymi meblami sprzyja kreatywności, efektywnej komunikacji między zespołami, a także poprawia ogólne samopoczucie ludzi. Analiza potrzeb pracowników jest ważnym elementem optymalizacji wykorzystania wynajmowanej powierzchni biura

– mówi Eliza Donek, Product Manager w Mikomax.

Zapewnienie łatwego dostępu do wszystkich części biura

Efektywność pracy ludzi znacząco wzrasta, gdy mogą oni przebywać w biurze, które sprzyja realizacji zawodowych obowiązków oraz spędzaniu czasu w kreatywnym otoczeniu. Ważne jest przemyślane zagospodarowanie przestrzeni, uwzględniające różne strefy aktywności: od miejsc skoncentrowanej pracy, przez sale konferencyjne, aż po przestrzenie przeznaczone do odpoczynku.

Tak zorganizowane biuro pomaga eliminować niepotrzebne przeszkody i zakłócenia, co sprzyja płynności pracy. Kiedy różne przestrzenie są łatwo dostępne, pracownicy mogą efektywniej koncentrować się na swoich zadaniach. Minimalizuje to również czas stracony na niepotrzebne przemieszczanie się, poszukiwanie potrzebnych materiałów czy dokumentów.

Podzielenie otwartych przestrzeni na funkcjonalne strefy

Po zebraniu i analizie danych odnoszących się do potrzeb różnych zespołów, pokoleń pracowników oraz rodzajów wykonywanych przez nich obowiązków, możemy przystąpić do optymalizacji wykorzystania powierzchni biurowej. Analizując częstotliwość użytkowania sal spotkań, można zauważyć, że często pozostają one niewykorzystane. Można zamienić je w miejsca do pracy w ciszy i skupieniu lub strefę chillout.

Wspierając elastyczność i innowacyjność w biurach hybrydowych, możemy rozważyć rezygnację z utrzymania wielu niewykorzystanych stanowisk pracy na rzecz wprowadzenia systemu „hot desking”. Więcej na temat tej koncepcji można przeczytać na naszym blogu w artykule: Dlaczego warto wprowadzić hot desking w biurze? Jak zrobić to dobrze?

Aby wykorzystać przestrzeń open space bardziej efektywnie i komfortowo, warto zidentyfikować dominujące style pracy naszych zespołów, na przykład poprzez przeprowadzenie ankiety. Umożliwi to stworzenie funkcjonalnych stref, dedykowanych do wykonywania określonych zadań, a to z pewnością przyczyni się do podniesienia jakości pracy.

Elastyczność w aranżacji i użytkowaniu przestrzeni biurowej

Projektowanie elastycznych przestrzeni pracy pozwala łatwo zmodyfikować ich aranżację do aktualnych celów biznesowych i wielkości zespołu pracującego nad danym projektem. Takie dynamiczne biura sprzyjają socjalizacji, wspierają kreatywność i zachęcają do współpracy na wielu poziomach.

Polecamy artykuł: Dynamiczne aranżowanie przestrzeni biurowych – chwilowa moda czy stały trend?

Dynamiczne aranżowanie przestrzeni biurowych – chwilowa moda czy stały trend?

Modułowe i mobilne meble – dlaczego są przyszłością efektywnego biura?

Innowacyjność modułowych mebli polega na umożliwieniu łatwej rekonfiguracji przestrzeni biurowej, odpowiadając na różnorodne wymagania funkcjonalne i ergonomiczne.  Umożliwiają one płynne adaptowanie przestrzeni do bieżących potrzeb firmy, a te ulegają nieustannym zmianom.

W nowoczesnym biurze pracownicy często muszą balansować między potrzebą skupienia a współpracą – spędzają godziny na skoncentrowanej pracy, aby potem przystąpić do energetyzującej burzy mózgów czy formalnego spotkania z przełożonym. Wydzielenie osobnych pomieszczeń do realizacji tych wszystkich zadań dla dużej liczby pracowników byłoby niemożliwe. Rozwiązaniem może być wykorzystanie systemu modułowych kubików Ligo, z których – podobnie jak z klocków – można budować różne meble, oraz mobilnych ścianek akustycznych Soniq z zamontowanymi kółkami w stopkach stabilizujących. Jednak mobilność to nie jedyna zaleta przegród biurowych. Ścianki Soniq dostępne są w wielu kolorach, rozmiarach oraz z możliwością łączenia prostopadle lub szeregowo.

Adaptowalność biura do różnorodnych i dynamicznie zmieniających się zadań to krok w kierunku większej efektywności i sposób na kreowanie przestrzeni, która inspiruje, motywuje i promuje dobre samopoczucie pracowników.

Równowaga między przestrzeniami formalnymi i nieformalnymi

Przy projektowaniu przestrzeni biurowej konieczne jest, by każda strefa była starannie przemyślana i dostosowana do swojej roli. Strefy formalne, np. sale konferencyjne czy stanowiska pracy, powinny być wyposażone w odpowiednie biurka, nowoczesne stoły konferencyjne i technologie, aby umożliwić efektywne wykonywanie zadań i prowadzenie profesjonalnych spotkań.

W przestrzeniach nieformalnych, takich jak strefy relaksu czy pomieszczenia socjalne, powinny dominować meble zapewniające komfort. Dobrym wyborem będą tapicerowane fotele i sofy Packman, które stanowią idealne miejsce do odpoczynku i nieformalnych rozmów. To tu powinno promować się spontaniczne budowanie relacji między pracownikami oraz wymianę pomysłów w luźnej atmosferze.

Podczas konfigurowania przestrzeni biurowej, warto inwestować w różnorodność i elastyczność, tak aby biuro mogło spełniać potrzeby dynamicznie zmieniającego się świata pracy i było gotowe na przyszłe wyzwania.

Hot desking – nowoczesne podejście do organizacji stanowisk pracy

Hot desk to model zarządzania przestrzenią biurową, który najczęściej wprowadzany jest w połączeniu z hybrydową pracą zespołów. W tej koncepcji biurka nie są przypisane do konkretnej osoby, a pracownik, przychodząc do biura, sam wybiera sobie stanowisko wolne w danym momencie. Hot desking pozwala firmom zminimalizować koszty poprzez redukcję niewykorzystywanych biurek. Jednocześnie ten system wspiera interakcje między pracownikami różnych dziedzin, zespołów.

Hot desking promuje również elastyczność, poprzez umożliwienie pracownikom wybrania miejsca pracy dopasowanego do potrzeb danego dnia, projektu lub też samopoczucia. Ta koncepcja stanowi odpowiedź na zmieniające się realia rynku pracy. Elastyczność, mobilność i wielofunkcyjność stały się niezwykle ważne w kształtowaniu efektywnego środowiska pracy. Odpowiednie wprowadzenie tej strategii wymaga jednak zainwestowania we właściwe wyposażenie biura. Istotne jest zaopatrzenie miejsca pracy w odpowiednie meble, takie jak biurka z manualną regulacją wysokości Stand Up R oraz w nowoczesne technologie zarządzania przestrzenią.

Balans między otwartością a prywatnością w biurze

Biura to obecnie miejsca, gdzie spotykają się pracownicy różnych pokoleń. Ich oczekiwania względem środowiska pracy są zróżnicowane. Dlatego podczas optymalizacji powierzchni biurowej należy mieć na uwadze łączenie otwartości, która sprzyja spontanicznym interakcjom, z potrzebą zachowania prywatności, zarówno akustycznej, jak i wizualnej. Aby sprostać tym wyzwaniom, przy biurkach można umieścić wolnostojące ścianki akustyczne w kształcie drzewa. To rozwiązania eleganckie i funkcjonalne – wpisują się w biophilic design i wspierają komfort oraz dobre samopoczucie pracowników.

Jak zapewnić równowagę między współpracą a koncentracją?

Projektowanie przestrzeni biurowych typu open space to sztuka odnalezienia idealnej równowagi, która stymuluje efektywną współpracę, jednocześnie oferując pracownikom możliwość skoncentrowania się na swoich zadaniach. Aby to osiągnąć, niezbędne jest umiejętne zaplanowanie przestrzeni, wsparte różnorodnymi rozwiązaniami akustycznymi i wizualnymi.

Wprowadzenie zróżnicowanych stref pracy, takich jak kabiny akustyczne dla skupienia czy przestrzenie przeznaczone do nieformalnych spotkań, umożliwia adaptację środowiska do dynamicznie zmieniających się potrzeb pracowników. Meble modułowe i mobilne ścianki akustyczne umożliwiają szybkie rekonfiguracje przestrzeni i dostosowanie jej do różnych wymagań projektów i zespołów. Odpowiednie wykorzystanie elementów roślinnych oraz tekstylnych, takich jak dywany czy zasłony, może wesprzeć absorpcję dźwięku, redukując poziom hałasu i poprawiając komfort pracy.

Strefy ciszy i spokoju – dlaczego są niezbędne?

Skoncentrowanie na wykonywaniu trudnych zadań wymaga zapewnienia ciszy. Hałas w biurze rzadko przekracza dopuszczalne normy, ale nawet sporadyczne rozmowy telefoniczne czy konsultacje między współpracownikami mogą zakłócać koncentrację i odciągać uwagę od bieżących obowiązków. Zaplanowanie w biurze strefy ciszy pozwoli pracownikom, w razie potrzeby, odciąć się od zgiełku panującego w otwartych przestrzeniach i zapewnić optymalne warunki do pracy nad wymagającymi projektami. Do tego celu można wykorzystać salki konferencyjne lub umieścić na open space budki akustyczne, które doskonale sprawdzą się jako focus room.

Pionowe przechowywanie i cyfrowa archiwizacja – krok w stronę nowoczesnego, minimalistycznego biura

Wykorzystując wysokość pomieszczeń, możemy stworzyć system szafek i półek, umożliwiający łatwy dostęp do potrzebnych materiałów. Krokiem ku nowoczesności jest cyfrowa archiwizacja dokumentów, która nie tylko minimalizuje potrzebę fizycznego przechowywania, ale także przyspiesza i ułatwia dostęp do informacji. Cyfrowe rozwiązania umożliwiają sprawne zarządzanie danymi, poprawiają organizację pracy i zwiększają efektywność. Wprowadzenie tych rozwiązań to krok w stronę biura przyszłości, które jest nie tylko estetyczne, ale również funkcjonalne.

Jaki wybrać układ biurek dla lepszej komunikacji i współpracy?

W wielu firmach współpracownicy, ze względu na specyfikę wykonywanych zadań, muszą nieustannie komunikować się między sobą, wspólnie rozwiązywać problemy i dzielić się informacjami. Aby efektywnie wspierać ten proces, przestrzeń biurowa powinna być starannie zaplanowana, zaczynając od odpowiedniego ustawienia mebli, które ułatwiają swobodny przepływ informacji, dokumentów i pomysłów. Wyspowy układ biurek wydaje się być idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji.

Warto jednak podzielić wielostanowiskowe układy na tzw. klastry, na które składają się 2 lub 4 biurka, a każde z nich jest ustawione w taki sposób, aby pracownicy mogli swobodnie się ze sobą komunikować, siedząc naprzeciwko siebie. Wprowadzenie innowacji, takich jak biurka z elektryczną regulacją wysokości, może znacznie podnieść komfort i efektywność pracy. Zapewniają one elastyczność potrzebną do dostosowania stanowiska do indywidualnych preferencji każdego pracownika. Układ wyspowy zapewnia nie tylko ergonomiczne środowisko, ale także sprzyja budowaniu pozytywnych relacji i atmosfery w zespole.

Polecamy artykuł: Jak ustawić biurka w biurze, aby każdy czuł się w nim dobrze i pracował efektywnie

Jak układ biurek wpływa na dynamikę zespołu?

Układ biurek w przestrzeni biurowej determinuje sposób, w jaki pracownicy komunikują się i współpracują ze sobą. Optymalizując przestrzeń, nacisk położony powinien być na stworzenie środowiska, które naturalnie zachęca do interakcji, a jednocześnie respektuje potrzebę koncentracji i przestrzeni osobistej każdego pracownika. Grupowanie biurek w klastry czy wyspy może znacząco przyspieszyć procesy decyzyjne, umożliwiając płynną i spontaniczną komunikację. Dobrze jest zapewnić pracownikowi strefę prywatności wokół jego stanowiska, np. za pomocą ścianek biurowych czy roślin doniczkowych. Z kolei odpowiednie rozmieszczenie takich klastrów w biurze może pomóc w uniknięciu przeszkód i zakłóceń, tworząc zrównoważone środowisko, które podnosi efektywność i kreatywność.

Zaplanuj biuro z myślą o przyszłości!

Sprawdź ofertę naszych mebli biurowych do optymalizacji wykorzystania przestrzeni >>