Prywatność w biurze open space. Czy dyskrecja jest w ogóle możliwa?

Najpopularniejszym sposobem aranżacji biur jest przestrzeń open space, w której przebywa jednocześnie wielu pracowników. Oznacza to konieczność dzielenia przestrzeni z innymi, gdyż własny gabinet posiadają zwykle osoby na najwyższych stanowiskach w firmie. Biura typu open space mają wiele zalet, takich jak lepszy przepływ informacji, łatwiejsza komunikacja między osobami z tego samego działu, czy możliwość umieszczenia większej liczby stanowisk pracy na mniejszej powierzchni. Jednakże w miejscach pracy opartych na przestrzeni otwartej, pojawia się wyzwanie związane z prywatnością wizualną i akustyczną. Poczucie braku poufności przekłada się na spadek efektywności pracy, dlatego projektanci mebli biurowych starają się rozwiązać ten problem. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak w biurze typu open space poprawić prywatność pracowników, korzystając z prostych i elastycznych rozwiązań.

Czym charakteryzuje się biuro open space i jakie stawia wyzwania?

Według definicji, open space to pomieszczenie bez ścianek działowych, w którym znajdują się stanowiska pracy dla wielu osób. W niektórych firmach w takich przestrzeniach zgromadzeni są pracownicy z jednego działu, a w innych – z całej organizacji. Początek biur otwartych w naszym kraju to lata 90. XX, kiedy po zmianach ustrojowych w Polsce pojawiły się międzynarodowe korporacje. Układ stanowisk pracy na przestrzeni otwartej ma wiele zalet, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy w ten sposób mogą wynajmować mniejsze powierzchnie biur. Open space sprzyjają też budowaniu relacji między pracownikami oraz szybkiej wymianie dokumentów czy informacji.

Jednakże biura na planie otwartym stawiają również wiele wyzwań związanych z prywatnością akustyczną i wizualną. Pracownicy często muszą działać w środowisku o dużym hałasie, który spowodowany jest rozmowami, stukaniem w klawiaturę, działaniem drukarki czy systemów wentylacji. Przebywanie we wspólnej przestrzeni wielu osób, prowadzi to do zakłóceń w komunikacji, utrudnia koncentrację, a także stwarza zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych i dyskrecją podczas wrażliwych rozmów.

Brak miejsca do pracy w skupieniu

Jednym z problemów związanych z biurami open space jest trudność podczas wykonywania zadań wymagających skupienia i dużej koncentracji. Rozmowy osób z boku na tematy zawodowe lub prywatne, hałas sprzętów, szum i ciągłe przemieszczanie innych pracowników, powodują rozproszenie uwagi, a to prowadzi do spadku wydajności pracy i zwiększenia stresu w przypadku krótkich deadlinów.

Różne wymagania dotyczące temperatury i oświetlenia

Każda z zatrudnionych osób jest inna pod względem potrzeb i charakteru. Jedni lubią być w centrum uwagi i chwalić się swoimi pomysłami czy osiągnięciami, podczas gdy inni przychodzą do pracy, aby w spokoju realizować swoje zadania. Podobnie odmienne są preferencje poszczególnych osób odnośnie temperatury czy barwy oświetlenia. W biurze typu open space może to prowadzić do konfliktów i braku komfortu w przypadku pracowników, którym będzie za zimno lub gorąco. Firmy muszą znaleźć sposób na zaspokojenie różnych potrzeb swoich pracowników, aby utrzymać pozytywną atmosferę i zadowolenie z pracy.

Więcej informacji na temat odpowiedniego oświetlenia w pracy można znaleźć w artykule: Światło w biurze – jakie natężenie oświetlenia przy pracy z komputerem przewidują normy higieniczne.

Open space a kryzys prywatności pracowników

Praca w biurze otwartym wymaga przebywania przez długie godziny z różnymi osobami, gdzie niektórzy zachowują się głośniej niż inni. W wielu firmach stojące naprzeciwko siebie biurka nie są niczym oddzielone. Przez to osoby najbliżej słyszą, o czym rozmawia jego kolega i widzą, co robi. Nie ma tutaj miejsca na prywatność w zakresie wizualnym, jak i poufność przekazywanych informacji. Takie warunki mogą rozpraszać uwagę zatrudnionych, a także podnosić poziom stresu, zdenerwowania i ogólnie negatywnie działać na psychikę. Firmy muszą rozważyć wprowadzenie rozwiązań, które pozwolą pracownikom zachować poczucie prywatności, jednocześnie nadal zapewniając łatwą komunikację i współpracę.

Dlaczego prywatność w biurze open space jest tak ważna? Prawo pracownika do prywatności

Biura typu open space są idealne dla firm, które chcąc obniżyć koszty prowadzenia działalności, ponieważ pozwalają na wynajem mniejszych powierzchni. Jednak pracodawcy nie powinny zapominać, że prawo pracownika do prywatności jest jednym z podstawowych, a jego ochrona ma znaczenie zarówno z perspektywy etycznej, jak i prawnej. Uwzględnienie tego aspektu podczas aranżacji przestrzeni biurowej, przyczynia się do tworzenia atmosfery zaufania, szacunku, a to z kolei wpływa na dobre samopoczucie zatrudnionych, efektywność i lojalność wobec firmy.

Zdaniem eksperta

Wielu pracowników właśnie brak prywatności wizualnej i akustycznej wskazuje jako największą wadę biur na planie otwartym. Często prowadzi to do stresu, wyczerpania emocjonalnego i konfliktów między zatrudnionymi. Dźwięki dobiegające z każdej strony, przełożony lub inny pracownik zerkający w stronę monitora, powodują spadek wydajności, kreatywności i uczucie skrępowania, przez co trudniej do dobre wyniki. Dlatego firmy powinny dbać o możliwość zachowania prywatności, szukając odpowiednich rozwiązań, które pozwolą na równowagę między komunikacją, współpracą a ochroną prywatności każdej osoby

– wyjaśnia Eliza Donek, Product Manager w Mikomax.

Jak w przestrzeniach open space stworzyć komfortowe miejsce do pracy, wspierające prywatność pracownika w aspekcie wizualnym?

Nawet kilka stanowisk w jednej przestrzeni to źródło różnych bodźców, które sprawiają, że utrzymanie koncentracji w takim miejscu jest w zasadzie niemożliwe. Rozmowy współpracowników, dzwoniące telefony, szum urządzeń oraz ciągłe przemieszczanie się różnych osób jest wrogiem efektywności.

Ścianki działowe do open space – akustyczne i estetyczne

Mobilne ścianki działowe są jednym z popularnych rozwiązań stosowanych w biurach open space, aby zwiększyć prywatność pracowników. Mogą być one wykonane z różnych materiałów, takich jak szkło, tkanina czy panele akustyczne oraz przybierać różne kształty. Interesującym rozwiązaniem są pochłaniające dźwięki ścianki działowe Tree, które kształtem przypominają drzewo. Bogata kolorystyka, naturalne materiały oraz wygląd, wpisujący się w biophilic design sprawiają, że nie tylko pozwolą odgrodzić stanowiska pracy, zniwelować hałas i zapewnić więcej prywatności, ale także będą stanowić atrakcyjny element wystroju biura. Umożliwiają tworzenie bardziej prywatnych przestrzeni, jednocześnie utrzymując otwartość i dostępność dla współpracowników.

Mobilne ścianki akustyczne w dynamicznej przestrzeni wspólnej

System mobilnych ścianek akustycznych Soniq pozwala na elastyczne dostosowanie przestrzeni biurowej do potrzeb pracowników. Wysokie ścianki działowe, umieszczone po bokach lub na wprost biurka, gwarantują pracownikowi dużą prywatność i wyciszenie. Są ruchome dzięki rolkom zamontowanym w stopkach stabilizujących. To rozwiązanie, które z łatwością można przestawić w inne miejsce i stworzyć wyciszoną i wydzieloną przestrzeń tam, gdzie jest to potrzebne. Ścianki akustyczne tego typu mają możliwość łączenia prostopadłego lub szeregowego. Dzięki nim pracownicy szybko zaaranżują przestrzeń do pracy w skupieniu lub zorganizują spotkania zespołu, jednocześnie zachowując prywatność wizualną.

Więcej zalet mobilnych przegród akustycznych znajdziesz w tekście: Dziel i rządź – z systemem modułowych ścianek biurowych.

Elastyczne rozwiązania do przechowywania i indywidualizacji miejsca pracy

Innym sposobem na poprawę prywatności w biurze open space jest zastosowanie elastycznych rozwiązań do przechowywania i indywidualizacji stanowisk pracy. Pracownicy z pewnością docenią możliwość korzystania z szafek, półek czy modułów do przechowywania, które jednocześnie mogą odgrodzić ich miejsce pracy od innych.

Aranżacja biura open space – jak poprawić efektywność pracy za pomocą mebli biurowych?

Aranżacja biura open space może znacząco wpłynąć na efektywność pracy. Poprawne zagospodarowanie przestrzeni oraz dobór nowoczesnych mebli biurowych mają kluczowe znaczenie dla komfortu i produktywności zatrudnionego personelu. Oto kilka wskazówek, jak ulepszyć biuro open space:

Chillout roomy – ważne miejsca relaksu i wytchnienia

Aby zapewnić pracownikom przestrzeń do wytchnienia od zgiełku, który panuje w biurze typu open space, warto zainwestować w wygodne meble soft seating, takie jak fotele, pufy, sofy czy leżanki. Można też dodać rośliny czy inne elementy dekoracyjne, które wpłyną na nastrój. Strefa chillout w pracy pozwala pracownikom oderwać się na chwilę od obowiązków, zresetować i porozmawiać na luźne tematy ze współpracownikami. Organizm zmęczony siedzeniem przez dłuższy czas przy biurku chętnie odpocznie na designerskiej sofie.

W chillout roomach należy także zapewnić pracownikom odrobinę prywatności. Wykorzystać do tego celu można ścianki działowe, parawany czy meble modułowe, które pozwolą na stworzenie kameralnych kącików.

Więcej na temat aranżacji chillout roomu dowiesz się z tekstu: Co sprawia, że przestrzeń do odpoczynku jest świetna.

Kreatywne przestrzenie do burzy mózgów

W każdym biurze potrzebna jest przestrzeń, gdzie pracownicy z jednego działu mogą przeprowadzić kreatywną burzę mózgów. Warto postawić na meble z kółkami np. stoły konferencyjne, które można łatwo przesuwać i rekonfigurować, aby dopasować do potrzeb zespołu. Miejsce należy wyposażyć w tablice i flipcharty, na których pracownicy będą zapisywać swoje pomysły i myśli. W kreatywnej przestrzeni nie może zabraknąć mebli modułowych Ligo, które są jak popularne klocki. Pozwalają samodzielnie budować miejsca do pracy indywidualnej, kreatywnej w grupie oraz rozwiązania do relaksu. Złożone przez jednego pracownika biurko, za chwilę może stać się stołem, na którym team wspólnie przejrzy dokumenty. Ograniczeniem jest tylko wyobraźnia.

Biurka do pracy na stojąco i siedząco

Biurka do pracy na stojąco i siedząco pomagają pracownikom zmieniać pozycje w ciągu dnia, co może zwiększyć komfort pracy oraz zmniejszyć ryzyko problemów zdrowotnych. Warto wybrać meble z łatwą regulacją wysokości, takie jak biurka z elektrycznym mechanizmem lub manualnym. Blat w modelu Stand Up R może być podnoszony lub opuszczany niemal bez odrywania od pracy za pomocą prostego mechanizmu. Wystarczy połączyć kilka razem, aby cieszyć się wspólnymi, regulowanymi na jedną wysokość biurkami typu benching do pracy grupowej.

Wsparcie dla siedzącej pozycji jest równie ważne jak możliwość pracy na stojąco. Dostarczając ergonomiczne krzesła biurowe z regulacją wysokości, głębokości siedziska, podłokietników i oparcia, możemy zapewnić pracownikom komfort i zdrową postawę podczas pracy.

Zadbaj o prawo do prywatności akustycznej i wizualnej pracowników na open space.

Sprawdź ofertę nowoczesnych mebli biurowych, które poprawią prywatność pracowników >>