Dlaczego warto wprowadzić hot desking w biurze? Jak zrobić to dobrze?

Po pandemii okazało się, że w wielu firmach nie jest możliwy powrót na stałe do pracy z biura. Pracownicy – choć doceniają możliwość kontaktów, jakie stwarza przestrzeń biurowa – chcą mieć możliwość wyboru miejsca wykonywania swoich obowiązków. Wzrost popularności pracy w trybie hybrydowym spowodował, że wiele przedsiębiorstw zaczęło poszukiwać rozwiązań, które pozwolą poprawić komfort pracy oraz obniżyć koszty wynajmu lokalu. Popularność zyskała idea współdzielenia biurek, tzw. hot desking. Zakłada on rezygnację z przydzielania stałych miejsc w biurze na rzecz dzielenia się nimi w sposób rotacyjny. W teorii brzmi to jak świetny pomysł, jednak czy zawsze takie rozwiązanie sprawdzi się w firmie? W artykule przyjrzymy się, jakie korzyści oraz wyzwania wiążą się z wdrożeniem tego modelu pracy. Podpowiemy także, jak efektywnie wprowadzić hot desk, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy byli zadowoleni z rezultatów.

Hot desking – dlaczego idea współdzielenia biurek zyskuje na popularności?

Hot desking to koncepcja, która powstała w latach 80. w Stanach Zjednoczonych, a obecnie zdobywa coraz większą popularność, zwłaszcza w kontekście elastycznych biur hybrydowych. Głównym powodem tego zjawiska jest dążenie do optymalizacji wykorzystania przestrzeni biurowej oraz dostosowania się do zmieniających potrzeb rynku pracy.

U szczytu zainteresowania pracą zdalną, wprowadzenie rotacyjnych biurek pozwala na lepsze zarządzanie miejscami w biurze, ponieważ nie wszyscy pracownicy są obecni każdego dnia w firmie. Hybrydowy model pracy sprawia, że zatrudnieni nie potrzebują mieć przypisanego stanowiska wykonywania obowiązków zawodowych. W efekcie firmy mogą zaoszczędzić na kosztach związanych z wynajmem i utrzymaniem dużych powierzchni biurowych. Jednocześnie zapewniają pracownikom większą swobodę w wyborze miejsca wykonywania poszczególnych zadań. Współdzielenie biurek może również prowadzić do lepszej współpracy między zespołami oraz budowania więzi między pracownikami, którzy dzięki rotacji mają szansę na bliższe poznanie swoich kolegów z innych działów. Z tego względu hot desk coraz częściej jest postrzegany jako ważny element przyszłości elastycznych i hybrydowych biur.

Więcej na temat biur łączących pracę zdalną i stacjonarną przeczytasz w artykule: Biura hybrydowe – wady i zalety rozwiązania.

Jakie są zalety gorących biurek?

Przy klasycznym podejściu do pracy w biurze często nawet połowa biurek na open space pozostaje nieużywana. Pracownicy są na spotkaniach w sali konferencyjnej, delegacjach, zwolnieniach lekarskich, urlopach lub wykonują obowiązki z domu. Koncepcja rotacyjnych miejsc pracy jest ważną częścią Activity-Based Working (ABW), gdyż pozwala wprowadzić różnorodność miejsc wykonywania zadań, aby każdy mógł pracować w taki sposób, jak mu to odpowiada. Hot desking zapewnia przestrzeń do pracy specjalistom, gdy tylko mają taką potrzebę.

Oszczędność kosztów i miejsca

Wprowadzenie hot deskingu pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej oraz obniżenie kosztów związanych z wynajmem i utrzymaniem. Rotacyjne miejsca pracy najlepiej sprawdzą się w przypadku firm, które łączą pracę stacjonarną ze zdalną. W takich organizacjach nie ma potrzeby dopasowywania liczby biurek do liczby zatrudnionego personelu. Warto zaznaczyć, że wynajem powierzchni biurowej stanowi istotną część budżetu firmy. Optymalizacja miejsc pracy sprawia, że organizacje mogą inwestować zaoszczędzone pieniądze w inne, ważne aspekty działalności lub oferować lepsze warunki zatrudnienia dla specjalistów.

Poprawa kreatywności i produktywności

Implementacja tzw. “gorących biurek” pozytywnie wpływa także na efektywność pracowników oraz pobudza kreatywność. System rotacyjnych stanowisk daje możliwość spontanicznych dyskusji, burzy mózgów, a nawet szybszego rozwiązywania problemów i tworzenia innowacyjnych rozwiązań. Hot desking sprzyja wymianie informacji między pracownikami różnych działów, a tym samym pozwala na nowe spostrzeżenia i pomysły. Warto jednocześnie pamiętać, że do pracy koncepcyjnej zatrudnieni potrzebują wydzielenia przestrzeni, w której będzie panował spokoju. Do tego zadania z powodzeniem można wykorzystać mobilne ścianki akustyczne Soniq. Dzięki zamontowanym rolkom w stopkach stabilizujących z łatwością nadążają za dynamiką pracy biurowej.

Dostosowanie ilości stanowisk do zmieniających się potrzeb

Hot desking w biurze to nowoczesne podejście do organizacji przestrzeni pracy, które polega na elastycznym dostosowywaniu ilości stanowisk do zmieniających się potrzeb. Zamiast przydzielać pracownikom stałe biurka, zasada hot desking zakłada, że stanowiska są dostępne na zasadzie zajmowania tych wolnych w danej chwili. Hot desk pozwala szybko dostosowywać biura do rosnącej lub malejącej liczby pracowników w firmie, czy nowych projektów. Jest to niezwykle ważne w dynamicznym, współczesnym świecie biznesu.

Porządek na stanowisku pracy

Patrząc z innej perspektywy, dzięki współdzieleniu biurek pracownicy lepiej gospodarują swoim czasem i utrzymują porządek na stanowiskach. Na przypisanych biurkach, oprócz dokumentów, część ludzie umieszczają także ramki ze zdjęciami, pamiątki czy inne przedmioty, które nie mają związku z codziennymi obowiązkami. Ograniczenie liczby rzeczy osobistych na blacie przeciwdziała rozproszeniu uwagi i przekłada się na lepszą wydajność pracowników.

Lepsza integracja pracowników między różnymi działami

Zwłaszcza w wielkich korporacjach zdarza się, że ludzie pracują kilka lat w tej samej firmie, a nie zamienili nawet słowa z osobami spoza swojego zespołu. Hot desking poprawia wymianę informacji wewnątrz różnych działów przedsiębiorstwa, ponieważ każdego dnia pracownik siedzi obok kogoś innego. Takie rozwiązanie wpływa także na rozwój kompetencji, gdyż można zająć miejsce obok eksperta i uzyskać pomoc lub wskazówki przy realizacji danego projektu.

Wyzwania związane z koncepcją hot desking w biurze

Model hot desking ma wady i zalety, dlatego nie zawsze będzie trafionym rozwiązaniem w firmie. Chociaż może pomóc w utrzymaniu porządku w biurze, zoptymalizować koszty wynajmu i zapewnić lepszą elastyczność pod względem wyboru miejsca wykonywania obowiązków, to wiąże się również z różnymi wyzwaniami. Zwykle młodsze pokolenia nie mają problemu z dostosowaniem się do nowego trybu pracy, jednak starszym może przychodzić to z dużym trudem, gdyż wolą oni mieć stałe miejsca do realizacji zadań.

Brak poczucia przynależności do zespołu

Wprowadzenie hot desków nie zawsze spotyka się z entuzjazmem personelu. Gdy zatrudniony personel nie ma stałego miejsca pracy, może to prowadzić do braku poczucia przynależności do zespołu. Przypisane biurka dają pracownikom poczucie stabilności i pozwalają na budowanie relacji z sąsiadującymi kolegami.

Utrudniona organizacja pracy

Organizacja pracy w systemie hot desking może być trudniejsza niż w tradycyjnym biurze. Pracownicy codziennie korzystają z innych stanowisk, dlatego na koniec dnia muszą schować dokumenty i swoje rzeczy prywatne do szafek. Łatwo tutaj o zawieruszenie lub zgubienie ważnej umowy czy innego zaświadczenia. Ponadto nie mając stałego miejsca pracy, ludzie mogą spędzać więcej czasu na szukaniu wolnych stanowisk i przenoszeniu swoich rzeczy.

Brak prywatności

Hot desking może prowadzić do braku prywatności w biurze, ponieważ pracownicy nie mają własnych przestrzeni, w których mogliby przechowywać swoje rzeczy osobiste i pracować w spokoju. Dodatkowo praca obok nieznanych osób sprawia, że mogą mieć wrażenie podsłuchiwania rozmów lub zaglądania w monitor.

Artykuł jak ustawić biurka w biurze, aby każdy czuł się w nim dobrze i pracował efektywnie, wyjaśni, w jaki sposób najlepiej rozplanować rozmieszczenie stanowisk pracy w biurze.

Jak z głową wprowadzić hot desking w biurze?

Wprowadzenie hot desking w biurze to wyzwanie, które może przynieść liczne korzyści, takie jak oszczędność kosztów, zwiększenie elastyczności i efektywność przestrzeni biurowej. Jednakże, aby wdrożenie tej koncepcji było udane, niezbędne jest podejście holistyczne i uwzględnienie potrzeb pracowników.

Określ cel wprowadzenia gorących biurek

Jednym z ważnych kroków przy wprowadzeniu “gorących biurek” jest określenie, co organizacja chce osiągnąć dzięki takiemu rozwiązaniu. Może to obejmować: zwiększenie efektywności wykorzystania przestrzeni biurowej, poprawienie współpracy między pracownikami, czy też zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem biura w momencie pracy hybrydowej. Następnie warto przeprowadzić analizę potrzeb pracowników, aby dostosować rozwiązanie do specyfiki danej organizacji.

Zadbaj o ergonomię i wygodę stanowisk pracy

Jeśli chcemy, aby pracownicy chętnie korzystanie z przestrzeni biurowych, musi ona spełniać ich oczekiwania i zapewniać komfort wykonywania różnych zadań. Zalety hot deskingu w postaci zmniejszenia kosztów wynajmu nie oznaczają, że pracodawca nie będzie musiał ponieść kosztów przy wdrażaniu tej koncepcji aranżacji przestrzeni biurowej. W przypadku rotacyjnych miejsc pracy muszą być one uniwersalne – oznacza to, że powinny być dostosowane do różnorodnych stylów pracy i sposobów wykonywania zadań. Jeśli przy jednym biurku pracować jednego dnia ma osoba wysoka, a drugiego znacznie niższa, konieczna jest regulacja wysokości.

Zdaniem eksperta

Idealnym rozwiązaniem, nie tylko w biurach opartych na koncepcji hot desków, jest wprowadzenie biurek regulowanych, które pozwolą na dostosowanie stanowiska do indywidualnych potrzeb każdego pracownika. Dzięki temu możliwe jest zachowanie odpowiedniej postawy podczas pracy, co zmniejsza ryzyko wystąpienia dolegliwości bólowych, takich jak ból pleców czy nadgarstków. Biurka Stand Up R bazują na opatentowanym, manualnym systemie zmiany położenia blatu. Pozwalają na wyjątkowo łatwe dopasowanie wysokości (bez konieczności podłączenia do prądu) w zależności od wzrostu osoby lub tego, czy chce pracować w pozycji stojącej, czy siedzącej. Prosty projekt i wykończenie w naturalnym drewnie sprawiają, że nie ma problemów z wpasowaniem biurka sit&stand do obecnej aranżacji przestrzeni biurowej

– mówi Eliza Donek, Product Manager w Mikomax.

Przy tworzeniu elastycznych stanowisk pracy warto pamiętać o wygodnych krzesłach i odpowiednim oświetleniu.

Jeśli zainteresowały Cię biurka z regulacją wysokości, zajrzyj do artykułu: Jak wygląda praca przy biurku STAND UP R z regulowanym blatem?

Stwórz system rezerwacji stanowisk

Hot desking w biurze może stać się wyjątkowo efektywnym i wygodnym rozwiązaniem, jeśli wprowadzi się odpowiedni system rezerwacji stanowisk. Rotacyjne miejsca pracy mogą powodować niepotrzebny wyścig w celu zajęcia najlepszych biurek. Z tego względu wiele organizacji decyduje się na skorzystanie z aplikacji do zarezerwowania miejsca na dany dzień lub nawet tydzień. Ciekawym rozwiązaniem jest elektryczne biurko regulowane Balance, które zapamiętuje ulubione ustawienia, a aplikacja Desk Control przypomina o potrzebie zmiany pozycji pracy. Regulacja obejmuje dość szeroki zakres od 630 do 1280 milimetrów, dlatego doskonale sprawdzi się zarówno w gabinecie, jak i na open space z rotacyjnymi stanowiskami. Biurko Balance w wariancie podwójnym może także tworzyć wygodne wysepki do pracy.

Zapewnij miejsce na przechowywanie prywatnych rzeczy

Kluczowe znaczenie w koncepcji współdzielenia biurek ma uwzględnienie potrzeb zatrudnionych w zakresie przechowywania ich prywatnych przedmiotów oraz dokumentów. Dostarczenie odpowiednich rozwiązań, takich jak szafki lub skrytki na klucz, może zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa oraz komfort. Warto wybrać takie rozwiązanie, które umożliwi swobodny dostęp do przechowywanych przedmiotów, jednocześnie zachowując prywatność. Decydując się na wprowadzenie hot desków w biurze, należy pomyśleć o zakupie wolnostojących ścianek biurowych w wersji mobilnej, aby pracownicy w razie potrzeby mogli stworzyć sobie miejsce do pracy w skupieniu i zadbać o prywatność. Warto tutaj postawić na ścianki akustyczne typu drzewo, które umożliwią nie tylko podział przestrzeni, ale też będą stanowić element dekoracyjny w biurze.

Sprawdź, jak hot desking może przyczynić się do lepszej współpracy i komfortu pracy

Odkryj nasze meble biurowe do elastycznej aranżacji biura >>