Na powierzchni biurowej czy pod… Naucz pracowników efektywnego wykorzystania ich nowej powierzchni biurowej

Proces adaptacji pracowników do nowego biura trzeba zaplanować i wpisać tę pozycję do budżetu. W przeciwnym razie współdzielenie biurek odbędzie się tylko na papierze, a nowe kabiny akustyczne pozostaną ładnym elementem wystroju.

Wybór i aranżacja nowej powierzchni biurowej to zadania wymagające ogromnego nakładu pracy i niemałych środków finansowych. Jeśli jednak projekt „nowe biuro” zakończy się w dniu przeprowadzki, to może się okazać, że część z tych wysiłków poszła na marne, bo pracownicy nigdy nie odgadną zalet drogich ergonomicznych krzeseł, które dostali, albo będą się bali odwiedzić strefę chillout, bo nikt nie wyjaśnił im zasad korzystania z tego miejsca. Mówiąc krótko: nigdy w nowych przestrzeniach nie poczują się dobrze.

Biurowy onboarding

Okres próbny dla nowego pracownika to etap, dzięki któremu zdobywa on niezbędną wiedzę, umiejętności i zachowania. To one pozwalają mu stać się efektywnym członkiem organizacji i nawiązać właściwe więzi ze współpracownikami. Czy z przestrzenią biurową może być podobnie? Czy pracownicy, wprowadzając się na nową powierzchnię, powinni przejść tzw. biurowy onboarding? Odpowiedź wydaje się oczywista, w końcu to ludzie, wchodząc do nowego biura, będą tworzyli je na nowo. To oni z każdym dniem zaczną odkrywać zamysł architekta związany z każdym metrem powierzchni. Będą się uczyć, jak korzystać z nowych stref. Jednak nie zostawią za sobą doświadczeń z poprzedniego miejsca pracy. Wejdą do nowego już z pewnym bagażem przyzwyczajeń. W piątek spakują się i w szarych pudłach wyniosą wszystko ze starego biura, a w poniedziałek rozpoczną pracę już w nowym. Niestety, nie będą mieli okresu przejściowego. W poniedziałek muszą możliwie szybko rozpakować się i wrócić do obowiązków służbowych. A odkrycie biura, nauka jego układu, sposobu funkcjonowania będą odbywać się na bieżąco.

Tam, gdzie inni kończą, my zaczynamy

Warto więc zastanowić się czy projekt nowe biuro kończy się razem z wykończeniem powierzchni pod klucz i przenosinami. Czy może właśnie wtedy rozpoczyna się kolejny, równie ważny, jeśli nie najważniejszy etap, który zdecyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia? Po długim, nawet dwuletnim okresie związanym ze znalezieniem nowego lokalu, jego wykończeniem i przeprowadzką, teraz uwagę należy przenieść gdzie indziej. A raczej na kogoś innego – na ludzi. Trzeba skoncentrować się na tym, jak nauczyć ich efektywnego i zgodnego z projektem używania przestrzeni biurowej. Po pierwsze, dlatego, żeby dwuletnia praca nie poszła na marne, po drugie, aby ich efektywność i zadowolenie rosły z każdym dniem pracy w nowym miejscu.

Stare schematy i nowe realia

Badania psychologiczne dowodzą, że średni czas potrzebny do zmiany nawyku to około 60 dni[i]. To zdecydowanie więcej niż kilka godzin, które dostaną na rozpakowanie kartonów ze swoimi rzeczami. Intuicyjnie będą próbowali do nowego miejsca zaadaptować przyzwyczajenia z poprzedniego biura – najprostsze rzeczy, dotyczące np. tego, co robię po przyjściu do firmy, jak i gdzie jem obiad, gdzie piję kawę, w którym miejscu odbywam rozmowę telefoniczną, gdzie spotykam się z szefem, czy codziennie siedzę przy swoim biurku, czy może mam swój pokój. Stare schematy nie zawsze będą pasowały do nowych realiów, szczególnie że nowe biuro może być oparte o współdzielenie biurek, a w poprzednim każdy miał własne. Takie zmiany mogą zaskoczyć również menadżerów, którzy wcześniej mieli swoje pokoje, a teraz pozbawieni ich zaczynają „okupować” salki do rozmów, traktując je, jak swoje gabinety. Nowością mogą być również kabiny akustyczne, co oznacza, że z czasem rozmowy przy biurku lub na korytarzu mogą spotkać się ze sprzeciwem współpracowników.

Adaptacja – lepiej uczyć niż gasić pożary

Architekt, office manager i doradcy z różnych dziedzin, przez kilka ostatnich miesięcy podzielili biuro na strefy, nadając im znaczenia. Żeby wypracowana koncepcja, będąca odzwierciedleniem misji oraz kultury organizacyjnej firmy, nie poszła na marne, konieczna jest adaptacja pracowników do nowego miejsca pracy. W przeciwnym razie, współdzielenie biurek będzie tylko na papierze, a nowe kabiny akustyczne pozostaną ładnym elementem wystroju. Adaptacja to nic innego jak dostosowanie zachowania do wymogów sytuacji i środowiska. To wsparcie pracowników w tym, aby zrozumieli cel zmiany oraz nauczyli się, jak mogą wykorzystać strefy do codziennej pracy. Tego typu wsparcie pozwala również ograniczyć do minimum stres związany ze zmianą, gdy pracodawca nie czeka na kryzys, ale stara się uprzedzić obawy i pytania pracowników w stylu: gdzie będę siedział, czy będą odpowiednie miejsca do zorganizowania burzy mózgów, czy w budynku znajdzie się stołówka.

Dobre praktyki, czyli biurówka i ambasadorzy zmiany

Katalog działań dotyczących adaptacji do nowego biura jest bardzo bogaty i podobnie jak jej długość, zależy przede wszystkim od możliwości finansowych organizacji. Dlatego, jeśli chcemy, żeby adaptacja faktycznie się odbyła, powinniśmy już na początku zmiany wpisać tę pozycję do budżetu.
Jednym z najbardziej efektywnych, chociaż dość kosztownych działań jest impreza inauguracyjna. Podczas „biurówki” w dość spektakularny sposób można zaaranżować wszystkie strefy biura, tak żeby pracownicy mogli się z nimi zapoznać, jednocześnie świętując początek pracy w nowym miejscu. Ciekawym sposobem jest również przygotowanie biurowego przewodnika – w formie elektronicznej albo na papierze. Dobrze jest też zorganizować warsztaty i zapoznać pracowników z zasadami panującymi w biurze, dając im jednocześnie możliwość dyskusji i zadawania pytań. Pamiętajmy jednak, że wyjaśnienie zasad to jedno szkolenie, natomiast kształtowanie nawyków w korzystaniu z biura to zwykle długi i skomplikowany proces. W codziennej pracy nad zmianą bardzo pomocni okazują się tzw. ambasadorzy zmiany – wybierani spośród pracowników orędownicy nowego biura, którzy są pewnego rodzaju łącznikiem między office menadżerem i pracownikami. Dając przykład swoim działaniem, będą też monitorować ewentualne potrzeby i zapytania ze strony tych ostatnich. A takie na pewno się pojawią na przestrzeni wielu lat korzystania z biura.

[i] How are habits formed: Modelling habit formation in the real world, Cornelia H. M. van Jaarsveld  Henry W. W. Potts  Jane Wardle