Jakie czynniki wpływają na decyzję o powrocie pracowników do biura?

W erze postpandemicznej wiele firm stoi przed wyzwaniem zachęcenia pracowników do powrotu do biura. Czasy, gdy praca zdalna stała się normą, przyniosły liczne zmiany w funkcjonowaniu organizacji oraz w sposobie wykonywania obowiązków. Decyzja o powrocie do biura zależy od różnorodnych czynników. Kluczowe z nich to: elastyczność modelu pracy, potrzeby biznesowe, oczekiwania pracowników. Firmy powinny także brać pod uwagę nowe wyzwania w zakresie komunikacji w modelu hybrydowym oraz dbać o kulturę organizacyjną, dostosowując ją do zmienionych warunków pracy. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak zachęcić pracowników do powrotu do biura oraz znaleźć balans między domowym stanowiskiem a atrakcyjnym miejscem pracy w firmie?

Praca zdalna, hybrydowa czy powrót do biura? Ewolucja modeli pracy w nowej rzeczywistości

Nie tak dawno firmy konkurowały ze sobą, oferując atrakcyjne benefity, takie jak strefy chillout w pracy, owocowe czwartki czy firmowe siłownie, aby przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty. Te udogodnienia miały na celu zachęcenie pracowników do spędzania jak najwięcej czasu w biurze, tworząc przy tym przyjazną atmosferę. Jednak pojawienie się pandemii COVID-19 przewartościowało to podejście, wprowadzając nową dynamikę do świata pracy.

Wielu pracowników doświadczyło zalet pracy zdalnej, która wcześniej była traktowana raczej jako dodatkowy benefit, a nie standard. Okres pandemii nie tylko przyspieszył adaptację  pracy z domu lub różnych części świata, ale także wyeksponował pewne trendy, choć były one już wcześniej zauważalne. W obliczu tych zmian firmy muszą teraz zastanowić się, jak dostosować swoje biura hybrydowe, aby sprostać oczekiwaniom nowej generacji pracowników, którzy poszukują elastyczności, równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz możliwości rozwoju w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy.

Polecamy artykuł: Biura hybrydowe – wady i zalety rozwiązania

Dlaczego nie każdy jest gotowy na stałe pracować z domu?

Praca zdalna, choć niewątpliwie posiada liczne zalety, nie jest uniwersalnym rozwiązaniem odpowiadającym potrzebom każdego pracownika. Nie wszyscy dysponują odpowiednimi warunkami do efektywnego wykonywania obowiązków w domowym zaciszu. Brak dedykowanego miejsca do pracy, niewystarczająca izolacja akustyczna czy ograniczone możliwości technologiczne mogą stanowić poważne bariery. Dla wielu osób izolacja społeczna i brak bezpośredniego kontaktu z zespołem prowadzą do uczucia osamotnienia, obniżenia motywacji oraz spadku efektywności. Ponadto niektórzy pracownicy cenią sobie strukturę i rytm dnia narzucany przez tradycyjne biuro. Co więcej, stała praca zdalna może utrudniać dostęp do zasobów firmy, takich jak specjalistyczne oprogramowanie czy bazy danych, a w wielu branżach jest to niezwykle istotne dla realizacji projektów na czas.

Czy praca w elastycznym modelu hybrydowym to nowa normalność?

Elastyczny model hybrydowy, łączący pracę w trybie home office z wykonywaniem części obowiązków w biurze, zapewnia pracownikom większą swobodę w zakresie organizacji pracy.

Chociaż wiele wskazuje na to, że praca w modelu hybrydowym staje się nową normalnością, jej trwałość i skala adaptacji w dłuższej perspektywie będzie zależała od zdolności organizacji do efektywnego zarządzania tym modelem oraz reagowania na ewoluujące potrzeby na rynku pracy.

Biuro w erze hybrydowej – więcej niż tylko miejsce pracy

Wśród pracowników młodego pokolenia, którzy swoją karierę zaczynali w okresie lockdownu, pojawia się chęć choćby częściowego wykonywania obowiązków w biurze. W dyskusji na temat pracy zdalnej często podkreślane są społeczne konsekwencje izolacji i braku poczucia więzi z firmą. Chociaż nowoczesne technologie pozwalają na kontakt z osobami z różnych zakątków świata, wciąż nie są tym samym, co spotkania twarzą w twarz.

Zdaniem eksperta

Rola biura w elastycznym modelu hybrydowym ewoluuje w kierunku centrum integracji i wymiany wiedzy. Fizyczne spotkania uzupełniają komunikację zdalną, a wspólne przestrzenie wyposażone w ergonomiczne meble, sprzyjają budowaniu relacji i więzi zespołowej. Biuro w erze hybrydowej staje się symbolem elastyczności organizacji w odpowiedzi na nowoczesne wyzwania na rynku pracy

– mówi Eliza Donek, Product Manager w Mikomax.

Znaczenie interakcji twarzą w twarz w pracy zespołowej

Mimo zaawansowanych narzędzi komunikacyjnych, nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu międzyludzkiego w pracy biurowej. Jest on bardzo ważny dla budowania silnych relacji w zespole, zaufania oraz kultury organizacyjnej. Spotkania twarzą w twarz umożliwiają lepsze zrozumienie niuansów rozmowy czy to z przełożonym, czy współpracownikiem. Dzięki temu możliwe jest szybsze rozwiązywanie problemów, a także kreatywne i innowacyjne myślenie. W pracy zespołowej bezpośrednie spotkania prowadzą do bardziej efektywnego brainstormingu przy stole konferencyjnym lub na wygodnych meblach soft seating, wymiany pomysłów i podnoszenia kompetencji poprzez współpracę z osobami o większym umiejętnościach.

Biuro jako przestrzeń do budowania kultury organizacyjnej

Biuro hybrydowe nie jest już jedynie miejscem wykonywania obowiązków, ale stało się przestrzenią do kształtowania i umacniania kultury organizacyjnej. Wspólne spotkania, szkolenia i bezpośrednie interakcje twarzą w twarz sprzyjają budowaniu relacji, wymianie wiedzy oraz integracji zespołów. Obecność zatrudnionych osób w firmie pozwala w sposób bardziej efektywny przekazywać wartości, misję oraz wizję organizacji.

Jakie czynniki skłaniają pracowników do powrotu do biura?

Powrót pracowników do biur może być motywowany różnymi czynnikami, w zależności od indywidualnych preferencji, rodzaju wykonywanej pracy oraz polityki danego przedsiębiorstwa.

Tęsknota za interakcjami społecznymi i tworzeniem relacji

Na pierwszy plan wysuwa się naturalna tęsknota za interakcjami społecznymi i możliwością budowania relacji. Pracownicy doceniają spontaniczne konwersacje przy kawie, burzliwe dyskusje podczas przerw na lunch, czy też możliwość wymiany opinii i pomysłów twarzą w twarz. Są to cenne momenty z punktu widzenia budowania zespołu i wzmacniania relacji oraz mogą przyczynić się do powstania innowacyjnych rozwiązań i strategii.

Często najlepsze pomysły wcale nie powstają przy biurku na open space, ale właśnie podczas luźnej rozmowy na korytarzu, w kuchni czy strefie relaksu.

Równowaga między autonomią a potrzebą struktury

Osoby wykonujące obowiązki z domowego zacisza często mogą liczyć na dużą autonomię swoich działań. Jednak może ona czasem prowadzić do poczucia izolacji oraz zatracenia wyraźnych granic między życiem zawodowym a osobistym. Praca stacjonarna zapewnia naturalny rytm i strukturę dnia, umożliwiając wyznaczanie jasnych granic i lepsze zarządzanie czasem.

Poczucie przynależności i wspólnoty

Praca w biurze to nie tylko wykonanie określonych obowiązków, to również możliwość bycia częścią większego projektu, współtworzenia kultury organizacyjnej oraz dzielenia się pasją i zaangażowaniem. Przestrzeń fizyczna w biurze staje się miejscem, gdzie krzyżują się różne perspektywy, idee oraz wartości, tworząc wyjątkowe pole do rozwoju i nauki. Kontakt bezpośredni z zespołem inspiruje, motywuje oraz wzbudza poczucie, że wykonywana praca ma realny wpływ na otaczającą rzeczywistość.

Technologia i infrastruktura biurowa jako wsparcie dla efektywności

W biurze pracownicy mają dostęp do szybszych łączy internetowych, wydajniejszego sprzętu i technologii, które często są nieosiągalne w domowym zaciszu. Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu, licencjom i zabezpieczeniom sieciowym, w wielu przypadkach praca przebiega płynniej i jest lepiej zorganizowana. Ponadto, ergonomiczne krzesła, biurka z elektryczną regulacją wysokości i dostęp do różnorodnych przestrzeni, takich jak sale konferencyjne czy ciche pokoje do skupienia, sprzyjają koncentracji i efektywnemu wykonywaniu zadań.

Kluczowe aspekty nowoczesnego biura zorientowanego na pracownika

Obecnie organizacje, które chcą zachęcić pracowników do powrotu do biura po okresie wielomiesięcznego home office, kładą duży nacisk na dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne personelu. Organizacje muszą stworzyć przestrzenie sprzyjające efektywności, dbać o wellbeing oraz rozwój zawodowy. Najważniejsze aspekty takiego biura to przede wszystkim elastyczność i dostosowywanie przestrzeni do indywidualnych potrzeb oraz stylów pracy zespołu.

Well-being pracowników jako priorytet

W nowoczesnym biurze w centrum uwagi znajduje się człowiek – jego komfort, satysfakcja i dobre samopoczucie. Przestrzenie pracy są tak zaprojektowane, aby wspierać zdrowie, kreatywność i efektywność, a jednocześnie uwzględniać indywidualne potrzeby i preferencje pracowników różnych pokoleń.

Na popularności zyskała koncepcja wellbeing, obejmująca wszystkie aspekty doświadczeń personelu. Wspiera zdrowie fizyczne, psychiczne i emocjonalne poprzez różne działania, m.in. tworzenie miejsc pracy sprzyjających koncentracji, ergonomiczne stanowiska zapobiegające bólowi pleców, zaaranżowanie stref relaksu, które pozwolą na regularne przerwy w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy.

Więcej na temat tego, dlaczego warto dbać o zdrowie fizyczne i psychiczne pracowników przeczytasz w artykule: Przeciwdziałanie rotacji personelu. Dlaczego wellbeing w biznesie to konieczność?

Przeciwdziałanie rotacji personelu. Dlaczego wellbeing w biznesie to konieczność?

Elastyczne warunki pracy i dynamiczna aranżacja przestrzeni

Elastyczne warunki pracy stają się normą, umożliwiając pracownikom dostosowanie harmonogramu pracy zdalnej i stacjonarnej do osobistych preferencji czy zobowiązań rodzicielskich. Niektórzy preferują spędzanie większej części tygodnia pracy w domu, pojawiając się w firmie tylko kilka razy w ciągu miesiąca. Inni z kolei wybierają model pracy stacjonarnej, okazjonalnie pracując zdalnie w sytuacjach tego wymagających.

Dynamiczne aranżacje przestrzeni biurowej umożliwiają łatwe rekonfigurowanie miejsca pracy. Biura oferują różnorodne scenariusze – od miejsc skupienia po przestrzenie do współpracy i spontanicznych spotkań. Meble modułowe Ligo pozwalają na szybką i łatwą reorganizację przestrzeni zarówno w małej, jak i dużej organizacji. Z kubików, jak z klocków można zbudować wysoki stół do dyskusji nad projektem, stolik i siedziska do luźnej rozmowy, spotkania z liderem lub audytorium do wygłoszenia prezentacji. Taka elastyczność jest nie tylko odpowiedzią na bieżące wymagania, ale także strategią na przyszłość.

Spontaniczność, kreatywność i nieformalne przestrzenie do współpracy

Spotkanie zamiast wideokonferencji, dyskusja zespołu w miejsce odgórnego polecenia znalezienia rozwiązania problemu – obecność w biurze umożliwia komunikację bezpośrednią, co przekłada się na bardziej efektywne i kreatywne wykonanie trudnych zadań. Pracownicy zdecydowanie częściej będą wybierać pracę w biurze, gdy będzie oferować ono wygodne i przemyślane przestrzenie do spontanicznych dyskusji czy współpracy.

Nowoczesne przestrzenie biurowe ewoluują, stając się bardziej przyjaznymi dla pracownika i przypominającymi domowe warunki. Designerskie meble tapicerowane, rośliny czy nawet hamaki umożliwiają stworzenie środowiska, w którym chce się przebywać. Tapicerowane fotele i sofy umieszczone obok biurek lub w salce konferencyjnej pozwalają na chwilę oderwać się od obowiązków, odpocząć lub porozmawiać.

Wyobraź sobie przestrzeń, która jest równie dynamiczna i kreatywna, jak ludzie w niej pracujący. Meble, takie jak fotele Packman są uosobieniem tej wizji, tworząc nieformalne, ale inspirujące środowisko do wymiany myśli i kreatywnego wykonania zadania.

Ergonomiczne stanowiska pracy i redukcja hałasu

Nowoczesne biuro zorientowane na pracownika to nieustannie ewoluująca przestrzeń, która podąża za bieżącymi trendami, stawiając na pierwszym miejscu komfort i efektywność zespołów. Kluczowym elementem takiej przestrzeni są ergonomiczne stanowiska pracy, doskonale adaptujące się do indywidualnych potrzeb użytkownika. Biurka z manualną regulacją wysokości Stand Up R umożliwiają dostosowanie stanowiska do różnorodnych zadań i zmianę postaw ciała, nie przerywając jednocześnie wykonywanej pracy. Doskonale sprawdzą się w biurach hybrydowych, które zdecydowały się wprowadzić hot desking.

Przeczytaj na naszym blogu artykuł: Dlaczego warto wprowadzić hot desking w biurze? Jak zrobić to dobrze?

Aby ludzi czuli się w pracy tak dobrze jak w domu, pracodawcy muszą zadbać także o poprawę prywatności i akustyki w biurze. Pomocne w tym przedsięwzięciu będą mobilne ścianki akustyczne Soniq. Dzięki zamontowanym w stopkach kółkom oraz możliwości łączenia przegród ze sobą łatwo jest je przemieszczać po open space – ustawić obok biurka, stworzyć strefę do burzy mózgów lub oddzielić od głośno pracującego sprzętu.

Strefy relaksu i regeneracji w biurze

Strefy relaksu w biurze to obecnie już nie luksus, a standard. Wyobraź sobie pomieszczenia emanujące spokojem i oferujące miejsca do odnalezienia równowagi w ciągu napiętego dnia pracy. Ściany ozdobione są żywymi roślinami, które oczyszczają powietrze i umilają czas, a ergonomiczne meble zapraszają do odpoczynku, umożliwiając swobodne zmiany pozycji. Subtelne, naturalne światło i przytulne sofy pomagają zanurzyć się w chwilach ciszy, sprzyjając odnowie mentalnej i fizycznej. Specjalnie zaprojektowane przestrzenie pozwalają na chwilę medytacji, oddechu czy nawet krótkiej drzemki, dzięki czemu pracownicy mogą powrócić do swoich zadań z nową energią i świeżym spojrzeniem.

Takie biuro promuje kulturę pracy zorientowaną na potrzeby i komfort pracownika, co prowadzi do rozkwitu kreatywności, zadowolenia i lojalności w zespole.

Powrót do biura: krok wstecz czy nowa era pracy?

Biura kiedyś korzące się z rutyną, teraz mają szansę stać się miejscami, wspierającymi kreatywność, współpracę oraz dobre samopoczucie pracowników. Tradycyjne korytarze i sale konferencyjne mogą zostać zaaranżowane na nowo, aby dopasować je do dynamiki zmiennego świata biznesu. Powrót do biura może otworzyć nowe drzwi, prowadzić przez nieznane ścieżki i pomóc odkryć inne wymiary pracy, które wcześniej pozostawały ukryte w cieniu codziennej rutyny. Natomiast dni przeznaczone na pracę z domu mogą służyć skupieniu i realizacji indywidualnych zadań.

Hybrydowy model pracy, łączący te dwa światy, wydaje się być złotym środkiem, umożliwiającym pracownikom osiągnięcie balansu między życiem prywatnym a zawodowym oraz korzystanie z zalet obu środowisk pracy.

Zaaranżuj swoje biuro w miejsce, które na nowo przyciągnie pracowników do pracy stacjonarnej
Sprawdź ofertę naszych nowoczesnych mebli biurowych do różnych modeli pracy >>