Jak wybrać i gdzie postawić szafy biurowe do bezpiecznego przechowywania dokumentów?

Biura rachunkowe, urzędy, sądy, banki, firmy ubezpieczeniowe toną w papierach. Są branże, w przypadku których aranżacje przestrzeni biurowych podporządkowane są konieczności przechowywania dokumentów w w nadzwyczajnych ilościach.

Głównym elementem wyposażenia wnętrz są więc wtedy kontenery, regały i szafy biurowe – bezpieczne miejsca do archiwizowania dokumentów w firmie. Jak wybrać i gdzie postawić takie meble?

Jak przechowywać dokumenty w firmie? Bezpiecznie i wygodnie, dostosowując usytuowanie i zastosowane zabezpieczenia do ich rodzaju i stopnia poufności. Część dokumentów – na przykład tych, z których się na bieżąco korzysta i które nie wymagają specjalnej ochrony ze względu na swoją treść, można trzymać w podręcznych kontenerach przy biurku.

W tym przypadku stosuje się systemy otwarte lub zamknięte, ale bez dodatkowych zabezpieczeń. Dzięki temu – w razie potrzeby – ma się szybki dostęp do papierów. Dokumentacja, która zawiera wrażliwe dane, poufne informacje firmowe, dane osobowe i tym podobne, musi być „pod kluczem”.

Wszystko pod kontrolą

Regały, kontenery i szafy biurowe, w których trzyma się takie ważne czy poufne dokumenty, najlepiej umieścić w dyskretnym miejscu, a nie „na widoku” w biurze. Należy maksymalnie utrudnić dostęp do nich osobom niepowołanym. Tego typu meble posiadają zwykle dodatkowe zabezpieczenia – zamki tradycyjne lub szyfrowe, niekiedy także ognioodporną czy nawet antywłamaniową konstrukcję.

Zabezpieczanie dokumentów

Planując archiwizację dokumentów w firmie i zakup szaf biurowych, należy uwzględnić przepisy – między innymi te dotyczące ochrony danych osobowych, a także ilość spodziewanej dokumentacji. Aktualnie obowiązujące prawo nakłada na właścicieli firm obowiązek trzymania niektórych dokumentów przez co najmniej 5 lat.

Zasady przechowywania dokumentów w firmie wymagają więc starannego i przemyślanego planu uwzględniającego stale powiększające się zasoby.

Nie zawsze jest możliwość wydzielenia specjalnego, bezpiecznego pomieszczenia. Częściej zagospodarowywane w ten sposób są skosy, wnęki, schowki, czy inne najbardziej odizolowane i trudne do wykorzystania fragmenty przestrzeni biura. Dokumenty szczególnej wagi powinny być przechowywane w szafach o wzmocnionej odporności na ogień.

Podpowiadamy, jaką ladę recepcyjną warto ustawić w biurze 

Bezpieczny pokój

Bardzo komfortowym rozwiązaniem jest możliwość wygospodarowania osobnego pomieszczenia w biurze, wyposażonego w system zamykanych szaf czy regałów, przeznaczonych do archiwizacji dokumentów w firmie oraz bezpiecznego przechowywania także wszystkich elektronicznych nośników danych. Pomieszczenie to może być dodatkowo zabezpieczone drzwiami ze specjalnym zamkiem i/lub ograniczeniem dostępu jedynie dla uprawnionych osób.

Zobacz, jak wybrać nowoczesne meble do biura 

Szafy biurowe „na widoku”

Tam, gdzie nie ma możliwości przechowywania poufnej dokumentacji w osobnych, specjalnie zabezpieczanych pomieszczeniach, stosuje się inne rozwiązania. Systemy zamykanych na zamek szaf i regałów można ustawić w dowolnym miejscu w biurze, np. wzdłuż korytarza lub jednej ze ścian open space. W takiej sytuacji jednak zawsze warto przedsięwziąć dodatkowe środki ostrożności – choćby w postaci monitoringu.

Archiwum w schowku

Segregacja i archiwizacja dokumentów w firmie zakłada, że od określonego momentu są one potrzebne i używane raczej sporadycznie. Warto jednak zapewnić sobie łatwy dostęp do tych zasobów, na użytek tworzenia na przykład długoterminowych statystyk czy w razie kontroli. Zagospodarowanie i odpowiednie zaaranżowanie tak zwanego trudnego miejsca (schowka pod schodami, przestrzeni poddasza, wnęki w ścianie) może wymagać stworzenia

zabudowy na zamówienie. Pozwala to jednak maksymalnie wykorzystać istniejącą przestrzeń i zorganizować w miarę wygodny dostęp do niej. Dobrze sprawdzają się też meble modułowe, których główną zaletą jest możliwość dostawiania dodatkowych regałów, szaf czy kontenerów i powiększania przestrzeni przechowywania w miarę rosnących potrzeb.

Przekonaj się, czy warto zainwestować w budkę telefoniczną do biura 

Polityka czystego biurka

W świetle nowych przepisów dotyczących poufności i bezpiecznego przechowywania dokumentów, warto wprowadzić też w firmie zasadę czystego biurka. Przy dłuższej nieobecności pracownika na stanowisku pracy lub po zakończeniu pracy, dokumenty powinny być schowane do zabezpieczonej szafki czy szafy, bez możliwości łatwego dostępu dla osób niepowołanych. Organizacji dokumentów w biurze sprzyjają również kontenery i różnego rodzaju systemy szuflad przypisanych do danego biurka.

Źródła

• https://www.mikomaxsmartoffice.com/pl/
• https://www.poradyodo.pl/aktualnosci-rodo/polityka-czystego-biurka-i-czystego-ekranu-sprawdz-co-to-takiego-8711.html