Jak COVID-19 wpłynie na organizację pracy w biurze?

Wiele firm musiało ograniczyć lub całkowicie wygasić działalność, pozostałe przechodziły na tryb pracy zdalnej. Gdy jednak pracownicy w końcu powrócili do biur, musieli przyzwyczaić się do zupełnie nowej rzeczywistości…

Proces aklimatyzacji trwa nadal. Firmy cały czas uczą się, jak radzić sobie z tą wyjątkową sytuacją i w jaki sposób zapewnić ochronę swoim pracownikom. Dotyczy to zwłaszcza biur, w których pracuje więcej osób. Pomocne w ich organizacji okazują się wszelkie zalecenia publikowane między innymi przez ministerstwo zdrowia oraz inne placówki publiczne, jak również konkretne rozwiązania i oferowane przez producentów wyposażenia biur. Do tych drugich zalicza się na przykład biurowe kabiny akustyczne pokryte specjalna powłoką antywirusową czy też ścianki biurowe ułatwiające utrzymanie dystansu społecznego w miejscu pracy.

Praca w dobie pandemii – co się zmieniło?

Gdy kryzys związany z rozprzestrzenianiem się wirusa Covid-19 narastał, wiele firm – z dnia na dzień – musiało całkowicie zmienić organizację pracy. Już w kwietniu co trzeci Polak pracował z domu. Home office okazał się najskuteczniejszym sposobem ochrony pracowników przed skutkami pandemii. Zarówno instytucje państwowe, jak i prywatne przedsiębiorstwa decydowały się na odkładanie w czasie powrotu do biur w nadziei, że sytuacja się w niedługim czasie zmieni.

I choć przed wakacjami odnotowano pewną poprawę sytuacji, niemożliwy okazał się powrót do punktu wyjścia – sprzed pandemii. Ze względów bezpieczeństwa biura musiały się znacząco zmienić. Istotne okazało się utrzymywanie dystansu między pracownikami, wprowadzenie zakazu grupowania się w małych przestrzeniach, czy też regularne dezynfekowanie użytkowanych pomieszczeń.

Sytuacja ta trwa do tej pory. Co więcej, z powodu wciąż niestabilnej sytuacji i zapowiadanej drugiej fali pandemii, nic nie wskazuje na to, aby w najbliższej przyszłości miało się coś zmienić na lepsze.

Organizacja biura w pandemii – zalecenia dla pracodawców 

Co należy zrobić, aby codzienna praca w biurze była bezpieczna dla jego użytkowników? Odpowiedzi na tego typu pytania dostarczają nam oficjalne komunikaty i raporty, na przykład takie jak dokument „Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia osób pracujących w czasie pandemii COVID-19”, sporządzony przez Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy, w porozumieniu z Głównym Inspektorem Pracy.

Już we wprowadzeniu czytamy, zgodnie z art. 207 § 2 oraz art. 304 KP, obowiązki związane z ochroną osób pracujących spoczywają na pracodawcach i przedsiębiorcach. Dotyczą one między innymi dokonywania oceny ryzyka zawodowego, a także stosowania wszystkich niezbędnych środków profilaktycznych, które umożliwią zmniejszenie tego ryzyka.

W przypadku zagrożenia związanego z wirusem SARS-CoV-2, firmy muszą przygotować odpowiedni plan działań zapobiegawczych, a następnie zadbać o jego wdrożenie. O wszelkich zmianach w organizacji pracy biura pracownicy powinni być informowaniu na bieżąco.

Ochrona pracowników – jak zorganizować pracę w biurze

Wspomniany wcześniej dokument w sposób bardzo dokładny przedstawia wszystkie zalecenia dla pracodawców. Dzięki temu firmy są w stanie odpowiednio dostosować miejsca pracy, a także wykorzystać wszelkie rozwiązania dostępne na rynku. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

• Zapewnienie dystansu fizycznego – jest to jeden z podstawowych środków zapobiegawczych. Warto nadmienić, że jego wdrożenie może być zrealizowane na kilka sposobów. W pierwszej kolejności należy pamiętać o tym, aby stanowiska pracownicze znajdowały się w odległości przynajmniej półtora metra od siebie. Dodatkową ochroną mogą okazać się specjalne ścianki biurowe, które pełnią funkcję fizycznej przegrody oddzielającej pracowników. Dostępne są one w różnych wariantach, dlatego doskonale sprawdzą w dużych, ale także w małych biurach, w których spełnienie zalecenia związane z odległością pomiędzy stanowiskami pracy jest w zasadzie niemożliwe.

Dystans fizyczny powinien zostać zagwarantowany również poprzez ograniczenie liczby osób przebywających w biurze w jednym pomieszczeniu (na przykład poprzez pracę zmianową i/lub zdalną), a także zakazy gromadzenia się i określenie zasad korzystania z ciągów komunikacyjnych oraz przestrzeni wspólnych, jak kuchnia i inne pomieszczenia socjalne.

• Ograniczenie kontaktów z osobami spoza firmy – w przypadku pracy z klientem, instytucje zalecają przejście na kontakt elektroniczny. Jeśli jednak z jakiegoś powodu nie jest to możliwe, należy korzystać z fizycznych barier (na przykład w postaci przezroczystych ekranów pleksi) i znacząco ograniczać czas bezpośredniego kontaktu. Oczywiście nie można zapomnieć o ciągłym stosowaniu środków ochrony, takich jak maski czy przyłbice oraz regularna dezynfekcja rąk.
• Przestrzeganie zasad higieny – w tego typu zaleceniach mieści się między innymi dezynfekowanie pomieszczeń i często używanych powierzchni (biurka, klawiatury etc.), zapewnienie miejsc do dezynfekcji, jak również wszelkich niezbędnych środków w postaci na przykład płynów i mydła, a także usunięcie z miejsc socjalnych wszelkich elementów, które mogą doprowadzić do rozprzestrzeniania się wirusa (czasopisma, wspólne przedmioty etc.).

Niezwykle ważne okazuje się też ograniczenie obciążeń psychicznych związanych z pandemią. Pracodawca powinien zapewniać pracownikom pomoc oraz ciągłe wsparcie mentalne podczas pracy w tej wyjątkowej sytuacji.

Rozwiązania idealne w dobie pandemii – kabiny akustyczne

Niezwykle przydatnymi elementami wyposażenia biur w kontekście wszechobecnego zagrożenia wirusami i innymi mikrobami mogą być specjalne kabiny akustyczne (teraz pokrywane powłoką antywirusową), do pracy w pojedynkę lub w kilka osób – przy zachowaniu niezbędnego dystansu fizycznego. Są one całkowicie odizolowane od czynników zewnętrznych, w łatwy sposób można je również zdezynfekować w razie potrzeby. Nic nie stoi więc na przeszkodzie ku temu, aby stały się one pełnoprawnymi stanowiskami pracy w okresie pandemii i podwyższonego zagrożenia zarażeniem. W ofercie dostępne są różne rodzaje kabin.

• HushPhone – specjalna, jednoosobowa budka biurowa do prowadzenia rozmów telefonicznych, a także organizowania wideokonferencji – wszystko w bezpiecznych i komfortowych warunkach. Kabina pozwala nie tylko na ograniczenie kontaktu z innymi osobami, ale też na korzystanie z doskonałych parametrów akustycznych w trakcie pracy (rozmowy). Dźwięki z zewnątrz są bowiem znacząco przytłumione, więc można skupić się na prowadzonej konwersacji, a osoba korzystająca z budki nie jest słyszana na zewnątrz, zatem zachowana jest poufność rozmowy.

• HushWork – to z kolei ergonomiczne, zamknięte stanowisko do pracy w warunkach podwyższonej koncentracji. W środku znajduje się regulowany blat i siedzisko (wyposażenie kabiny można dobierać indywidualnie). Ze względu na konstrukcję, budkę można w łatwy sposób czyścić i dezynfekować.

• HushTwin – dwie połączone, ale oddzielone od siebie kabiny pracownicze z sofą i biurkiem. Doskonałe rozwiązanie dla biur o ograniczonej przestrzeni. Kompaktowe kabiny hushTwin pozwalają na stworzenie wielu takich „zamkniętych” stanowisk pracy – znacznie bezpieczniejszych niż inne w warunkach pandemicznych.

Globalny problem z koronawirusem sprawił, że praca w biurach znacząco się zmieniła. Konieczność zachowania dystansu fizycznego i utrzymania wymogów sanitarnych zmusiła firmy do reorganizacji przestrzeni pracowniczych, a także do zmiany sposobu pracy. Doskonale wpisują się w rozwiązania tego problemu wszelkiego rodzaju biurowe kabiny i ścianki, które stanowią fizyczną ochronę przed zagrożeniem, zapewniając jednocześnie wysoki komfort pracy. Takie wyposażenie przyda się w biurze również po kryzysie. Nikt nie ma dziś bowiem wątpliwości, że obowiązki związane z ochroną pracowników pozostaną w mocy.