Cyfrowo martwe strefy – trend w projektowaniu biur sprzyjających skupieniu

Jak będziemy urządzać biura w tym roku? W kontekście pandemii, wielomiesięcznej pracy zdalnej i najpowszechniejszego obecnie modelu pracy hybrydowej, nowoczesne przestrzenie biurowe muszą odpowiadać na ciągle zmieniającą się sytuację i nowe potrzeby pracowników. W tym między innymi powinny ułatwiać utrzymanie koncentracji w martwych cyfrowo strefach, sprzyjających pracy głębokiej.

Jednym z trendów w projektowaniu biur jest obecnie aranżowanie w nich stref martwych cyfrowo, w których pracownicy mogą, odcinając się od Internetu, oddać się tzw. pracy głębokiej (deep work). Wykonywanie zadania w atmosferze pełnego skupienia na nim, bez najpopularniejszych rozpraszaczy (jak choćby media społecznościowe czy nawet poczta elektroniczna), pozwala pracować efektywniej i łatwiej realizować zwłaszcza te najtrudniejsze prace. 

Dlaczego to tak potrzebne?

Deep work to dziś „towar” deficytowy. Umiejętność pracy głębokiej od dłuższego czasu sukcesywnie w nas zanika. Nie umiemy skoncentrować się dłużej na jednej rzeczy ani obronić przed coraz większą ilością bodźców (często ich wręcz potrzebujemy). Wymaga się od nas wielozadaniowości, oczekując jednocześnie efektywności, a to nie zawsze idzie w parze. Skupienie się na trudnej, twórczej lub analitycznej pracy wymaga czasu i spokoju, czego nie mamy. 150 razy dziennie sięgamy po telefon, sprawdzając wiadomości, czatując, lajkując… Chcemy bądź musimy być obecni w mediach społecznościowych, a tych jest coraz więcej i są coraz bardziej absorbujące. Do tego wielu z nas cierpi na syndrom FOMO (Fear Of Missing Out), czyli strach przed „odłączeniem” (wypadnięciem ze strumienia informacyjnego) i poczucie, że coś ważnego nas omija, gdy nie jesteśmy online. To wszystko nie sprzyja pracy głębokiej i efektywności. Sposobem na to może być cyfrowy minimalizm przejawiający się w obecnych trendach projektowania biur „pod deep work” i nie tylko w tym. 

Cyfrowy minimalizm

Dawniej to pracodawcy próbowali różnymi metodami nacisku i kontroli ograniczać pracownikom „surfowanie po Internecie w czasie pracy, w celach prywatnych”. Dziś doszliśmy do tego, że sami pracownicy mają potrzebę ograniczenia sobie dostępu do cyfrowego świata, aby móc efektywnie pracować. Coraz bardziej modny, ale i niezbędny cyfrowy minimalizm przejawia się w różnych działaniach. W Polsce już ponad połowa użytkowników smartfonów zdaje sobie sprawę z problemu, korzystając z aplikacji czasowo blokujących im urządzenie lub tylko dostęp do Sieci. W domu coraz częściej i chętniej pozbywamy się z sypialni telewizorów i nie zabieramy do łóżka telefonu, a w biurze oczekujemy możliwości popracowania w strefie martwej cyfrowo, aby osiągnąć maksymalny poziom skupienia i wykonać swoje zadanie jak najszybciej i jak najlepiej.

„Martwa strefa” w biurze

Strefa martwa cyfrowo może być biurowym focus roomem, w którym nie ma telefonu ani dostępu do Internetu. Firmowe WiFi tam nie sięga, przestrzeń jest wyciszona, a pracownik, który ma zamiar w takim otoczeniu pracować, nie zabiera do strefy swojej komórki. Wszystko nastawione jest na ograniczenie bodźców zewnętrznych i ułatwienie skupienia się na jednym, konkretnym zadaniu. Takie miejsce, tworzone z myślą o deep work, można z powodzeniem zaaranżować w jednej z kabin akustycznych z rodziny Hushoffice.

Przeczytaj również: JOMO – jak pracować efektywnie w dobie pracy hybrydowej?

Trochę niepokojących statystyk

Większość z nas odblokowuje ekran telefonu co kilka minut w ciągu dnia. Ponad 70% internautów (głównie mężczyzn) dotkniętych jest syndromem FOMO. Co trzecia osoba przegląda serwisy społecznościowe w okolicznościach, w których to nie powinno mieć w ogóle miejsca (podczas prowadzenia auta, w trakcie spotkań biznesowych, rodzinnych, a ostatnio także telekonferencji). Internetowe rozpraszacze skutecznie zabijają naszą produktywność i odbierają umiejętność pracy głębokiej, zabierając przeciętnemu pracownikowi rocznie kilkaset godzin (już kilka lat temu było to 759 godzin, co mogłoby przełożyć się aż na 95 dni pełnoetatowej pracy). Każdy chyba przyzna, że wszystko to brzmi dość zatrważająco i w tym kontekście całkowicie zrozumiałe staje się to, dlaczego deep work zyskuje dziś status niemalże supermocy.

Deep work – to wymaga „treningu”

Pojęcie pracy głębokiej stworzył Cal Newport, definiując deep work jako czynność zawodową wymagającą dużego wysiłku umysłowego, wykonywaną w stanie najwyższego skupienia (w strefie bez cyfrowych, ale i fizycznych rozpraszaczy), przy maksymalnym wykorzystaniu swoich zdolności poznawczych. Efektem pracy głębokiej jest doskonalenie własnych umiejętności i/lub wytwarzanie nowych wartości. Deep work jest procesem głębokim i niepowtarzalnym w przeciwieństwie do shallow work – pracy płytkiej. Ta nie wymaga maksymalnej koncentracji ani wysiłku intelektualnego. To zwykłe czynności powtarzalne, które – w porównaniu z efektami pracy głębokiej – mają bardzo niewielką wartość. 

Sprawdź również: Jak pracować wydajniej – 5 sposobów na zwiększenie swojej produktywności

Aby pracować efektywnie i samodoskonalić się, konieczne jest stosowanie deep work i ograniczanie dystraktorów. Nie jest to niestety łatwe. Nasz mózg „woli” bowiem pracę płytką, do tej głębokiej trzeba go „zmusić”, czego nie ułatwia dzisiejsza rzeczywistość (internetowe rozpraszacze, home office, praca hybrydowa, problem hałasu w biurach etc.). Stąd między innymi pomysł na cyfrowo martwe strefy w firmach, które w ten sposób wspomagają produktywność i rozwój swoich pracowników. Co jeszcze można zrobić? Sama obecność w strefie to za mało.

• Zapomnij o multitaskingu. Skupiaj się na jednej rzeczy. Konieczność zajmowania się kilkoma zadaniami jednocześnie to duża strata na efektywności.
• Pracuj zgodnie z planem. Spontaniczność i improwizacja są dobre w innych okolicznościach. W tym przypadku raczej niczemu nie służą, powodując tylko rozproszenie i stratę czasu.
• Oczyść/uporządkuj swoje otoczenie – to sprzyja koncentracji. Sprzątnij zbędne rzeczy z biurka, a także z pola widzenia w pomieszczeniu, w którym pracujesz.
• Skup się na tym, co ważne, wyznacz cel (rozpisując go na cele pośrednie, jeśli trzeba), nie rób niczego, co nie przybliża osiągnięcia celu, monitoruj postępy swojej pracy. 
• Przyjmij wygodny dla siebie system. Możesz przez cały dzień pracować w trybie deep work albo na przykład przeplatać go z pracą płytką lub przyporządkować pracę głęboką określonym dniom tygodnia. 
• Nie przerywaj wykonywania zadania i swojego skupienia przez co najmniej 20-30 minut. Mózg potrzebuje „rozgrzewki” – nie wchodzi na „wyższe obroty” od razu po rozpoczęciu pracy.
• Wypracuj sobie indywidualne rytuały i/lub nawyki, które z czasem pomagają niejako automatycznie wchodzić w tryb deep work. To może być cokolwiek: pozycja ciała, miejsce pracy, spożywany napój… 

Warto nauczyć się pracy głębokiej i trenować tę umiejętność, aby jej nie stracić. Niestety osoby zajmujące się głównie tym, co mieści się w zakresie shallow work, z czasem nie potrafią już w ogóle podejmować zadań wymagających deep work.