Jak Covid napędza zmiany w miejscu i sposobie pracy?

O tym, jak wielkie zmiany przyniosła pandemia koronawirusa, nie trzeba chyba nikogo informować – dotknęły one bowiem w różnym stopniu każdego z nas. Pracodawcy stoją przed wyzwaniem związanym z zapewnieniem pracownikom bezpiecznych warunków do pracy, pracownicy z kolei nie mają pewności co do stałości zatrudnienia, a współpraca z kontrahentami bywa mocno utrudniona. Jak obecnie wygląda praca w biurze i jakie istotne zmiany pojawiły się w sposobie organizacji pracy?

Praca zdalna – nowa rzeczywistość biurowa

Praca zdalna traktowana była jeszcze do niedawna nieco po macoszemu; w większości przypadków pracodawca wyrażał zgodę na to, by pracownik skorzystał z tej możliwości w wyjątkowych okolicznościach. Koronawirus sprawił, że biura przeniosły się do domów i mieszkań pracowników, a  argument o brakach sprzętowych czy trudnościach w organizacji pracy przestał mieć znaczenie w obliczu nieznanego wirusa i nowych obostrzeń wprowadzanych przez rząd. Dla części pracowników takie rozwiązanie okazało się idealne: w ten sposób oszczędzali czas poświęcany zwykle na dojazdy i powroty z pracy oraz mogli zaopiekować się swoimi dziećmi, uczącymi się w trybie zdalnym. Dla innych z kolei taki nowy model pracy wiązał się z dyskomfortem lub wręcz uniemożliwiał efektywną pracę – brak odpowiednich warunków czy trudności w skupieniu na pracy we własnym domu sprawiały, że ich efektywność znacząco spadała. Niezależnie od tego, czy firma postanowiła już wrócić do tradycyjnego modelu pracy, czy też nadal zaleca swoim pracownikom pozostawanie w domu, jedno jest pewne – zmiana w sposobie pracy okazała się naprawdę spora i obejmowała styl zarówno wykonywania własnych zadań, jak i spotkań ze współpracownikami czy klientami.

Cyfryzacja – sposób na bezpieczną współpracę

Wideokonferencje zamiast spotkań zespołu w sali konferencyjnej? Wymiana maili i rozmowy telefoniczne zamiast spotkań w kuchni lub przy biurku współpracownika? Tworzenie prezentacji multimedialnych dla klientów w zastępstwie dla spotkań z przedstawicielami handlowymi? Wszystkie te rozwiązania zostały wdrożone w ramach utrzymania reżimu sanitarnego. Badanie postaw pracowników wobec cyfryzacji w dobie pandemii pokazało, że zdecydowana większość z nich (w każdym wieku) chce zdobywać nowe umiejętności i używać ich podczas codziennej pracy. To, co niedawno uznawane było za nowinki technologiczne, teraz staje się standardem: obsługa programów i aplikacji do udostępniania dokumentów czy prezentacji oraz wideokonferencji nie jest już niczym dziwnym nie tylko w dużych korporacjach, ale również w mniejszych firmach. Pracodawcy stanęli przed koniecznością zapewnienia pracownikom narzędzi oraz umiejętności związanych z wdrożeniem nowych rozwiązań technologicznych.

Sprawdź również: Kabiny do bezpiecznej pracy i wideokonferencji

Powrót do biura – dystans i dezynfekcja

Nie wszystkie firmy mogą całkowicie funkcjonować w systemie pracy zdalnej; stopniowe znoszenie obostrzeń umożliwiło spotkania z klientami i kontrahentami, szkolenia czy pracę zespołów, jednak konieczne stało się wprowadzenie dodatkowych zasad w związku z reżimem sanitarnym. Regularna dezynfekcja, wietrzenie pomieszczeń oraz zachowanie dystansu (co najmniej 1,5 metra pomiędzy stanowiskami pracy) to najważniejsze zalecenia Głównego Inspektora Pracy. W nowej przestrzeni biurowej należy także zmienić ciągi komunikacyjne oraz ograniczyć możliwość grupowania pracowników na mniejszych powierzchniach. Biura typu open space zmieniają nieco swój charakter i przekształcają się zgodnie z koncepcją hot desk – pracownicy nie pracują przy stałych stanowiskach, tylko wybierają dowolne biurka po przyjściu do pracy, co pozwala na skuteczniejsze zachowanie dystansu.

Stres u pracowników – jak z nim walczyć?

Badania firmy rekrutacyjnej HRK wykazały, że 52% pracowników boi się nagłej utraty pracy i środków pieniężnych. Obecna sytuacja stanowi dodatkowe duże obciążenie psychiczne – martwimy się nie tylko o pracę, ale również zdrowie – zarówno swoje oraz swoich najbliższych. Codzienny stres obniża efektywność pracowników i może przyczyniać się do występowania chorób psychosomatycznych; w trudnym okresie pandemii warto wspierać kondycję psychiczną pracowników. Pomocne w tej sytuacji może być budowanie świadomości odnośnie do zagrożeń i jednocześnie promowanie zachowań prozdrowotnych. Pracodawca powinien zwracać szczególną uwagę na jasną, dwustronną komunikację umożliwiającą wypracowanie skutecznych rozwiązań. Pakiet benefitów obejmujących dodatkową opiekę medyczną, zachowanie wszystkich procedur w związku z występowaniem koronawirusa oraz umożliwienie pracownikom pracy zdalnej sprawią, że pracownicy docenią zaangażowanie pracodawcy i jednocześnie poczują się bezpiecznie w swoim miejscu pracy.

Zmiany aranżacji biura – na co zwrócić uwagę?

Reorganizacja przestrzeni biurowej w wielu przypadkach jest konieczna: zachowanie dystansu oraz zwiększenie bezpieczeństwa pracowników jest kwestią priorytetową. Jednocześnie jest to dobra okazja do wprowadzenia zmian aranżacyjnych o innym charakterze: warto wykorzystać ją nie tylko do poprawy bezpieczeństwa, ale również zapewnienia większej wygody pracownikom. Przykładem prostych do wprowadzenia i jednocześnie efektywnych modyfikacji jest zastosowanie kabin akustycznych umożliwiających pracę indywidualną lub w małych zespołach w bezpiecznych warunkach.

HushTwin i hushWork.sit&stand: alternatywa dla dodatkowych pomieszczeń

Nie każde biuro może pozwolić sobie na generalny remont i duże zmiany w pomieszczeniach biurowych; kabiny akustyczne to sposób na zapewnienie pracownikom dodatkowej przestrzeni. Zostały zaprojektowane tak, by umożliwić wygodną pracę indywidualną lub na przykład video rozmowy. HushTwin to budka akustyczna złożona z dwóch połączonych kabin, w których znajduje się kompleksowe wyposażenie: wygodna sofa i biurko, ale również oświetlenie i system wentylacji. Dzięki temu z powodzeniem rozwiązanie tego typu może zastąpić dodatkowe pomieszczenie w biurze i stanowić wygodną, bezpieczną przestrzeń do pracy biurowej. Nowoczesne wykończenie sprawia, że praca w kabinie akustycznej nie ustępuje w niczym pracy przy tradycyjnym biurku, a właściwości akustyczne to dodatkowa zaleta. HushWork.sit&stand jest z kolei kabiną wyposażoną w nowoczesne, ergonomiczne biurko do pracy stojąco-siedzącej (to hit ostatnich sezonów, który jeszcze długo pozostanie w TOP 3 najwygodniejszych i najzdrowszych dla kręgosłupa mebli biurowych). Ułatwia koncentrację na wykonywanym zadaniu, pozwala również prowadzić rozmowy telefoniczne czy wideokonferencje w taki sposób, by ani osoba rozmawiająca, ani pracownicy znajdujący się poza kabiną nie przeszkadzali sobie nawzajem. Poza tym kabinę łatwo zdezynfekować w razie potrzeby, by bezpiecznie mógł z niej korzystać inny pracownik.

Sprawdź budki akustyczne dostępne w ofercie Mikomax

Czy to koniec zmian? Raczej nie. Aranżacje biurowe są jednymi z najszybciej ewoluujących przestrzeni, bo w tej branży nieustannie dąży się do doskonalenia warunków pracy. Teraz należy jeszcze wyjątkowo rzetelnie zadbać o bezpieczeństwo „wirusowe”, a to oznacza nowe wyzwania dla projektantów.