Biuro open space – jak je zaprojektować?

Szereg zalet, które posiada takie rozwiązanie sprawia, że przez wiele lat biurowce i miejsca pracy były przystosowywane do standardów open space. Biuro w takim stylu wymaga jednak przemyślanych i praktycznych rozwiązań aranżacyjnych, pozwalających pracownikom choć na chwilę odciąć się od zgiełku panującego na wspólnej przestrzeni. Jak to osiągnąć? Czy da się połączyć „w jednym” otwartą przestrzeń i miejsce odpoczynku lub odosobnienia, z którego będzie mogła skorzystać każda osoba?

Open space – jak sobie radzić z pracą w takim miejscu?

Czym tak naprawdę jest open space? Definicja takiego biura obejmuje pomieszczenie bez ścianek działowych, w którym pracuje wiele osób. Czasem na takiej przestrzeni zgromadzeni są pracownicy konkretnego działu, a czasem – całego przedsiębiorstwa. Niestety, wiele badań i analiz pokazuje, że open space – mimo iż pod względem finansowym jest dla firmy najlepszym rozwiązaniem – niekoniecznie sprawdza się w kwestii wydajności pracowników. W badaniu „Zawodowy styl życia”, przeprowadzonym w kwietniu 2019 roku przez Pracuj.pl, 48% respondentów wskazało hałas jako najbardziej negatywny czynnik pracy w przestrzeni open space, 45% wskazywało na brak poczucia prywatności i jednoczesne poczucie nieustannej obserwacji przez przełożonych, 40% odpowiadających przyznało, że w otwartym biurze trudniej jest się im skupić na pracy, a 33% wskazało na problemy związane z brakiem porozumienia wśród pracowników co do natężenia światła, ustawienia temperatury, aranżacji wspólnych przestrzeni etc.

Jak pracować w open space wobec tych wszystkich wad? Co to oznacza dla kreatywności i produktywności osób przebywających w takim biurze? Niestety – jak można się domyślić – nic dobrego. Wzrasta poziom rozproszenia (a więc i roztargnienia) oraz irytacji. Spada za to produktywność i ograniczane jest wzajemne zaufanie (zarówno względem przełożonych, jak i współpracowników). Sposobem na odcięcie się od szumu panującego na wolnej przestrzeni jest przeniesienie się do innej części sali, częstsze wychodzenie z biura do innych, mniej zatłoczonych pomieszczeń wspólnych lub zakładanie słuchawek. Żadna z tych metod nie jest jednak efektywna na dłuższą metę. Odpowiedzią są nowoczesne reguły open space design, czyli projektowania otwartej przestrzeni biurowej z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb pracowników.

Dlaczego firmy wybierają biura open space?

Mimo wad przestrzeni biurowych w stylu open space, ich popularność nie słabnie. Dlaczego przedsiębiorcy wciąż stawiają na takie rozwiązanie? Przede wszystkim ze względu na koszty: dużo łatwiej i taniej jest utrzymać jedno duże biuro, w którym pracuje – przykładowo – 20 osób, niż 20 osobnych pomieszczeń. Oprócz tego open space umożliwia pracodawcom większą kontrolę nad zadaniami wykonywanymi przez pracowników. W końcu sami pracownicy – wedle przywołanego wcześniej badania Pracuj.pl – doceniają takie aspekty open space, jak: szybki obieg dokumentów, możliwość natychmiastowej konsultacji problemu  z inną osobą, wysoki rozwój kontaktów towarzyskich czy brak hierarchizacji miejsc pracy i wykluczenia.

Jak zaprojektować biuro typu open space?

Na szczęście, dzięki regułom open space office design, czyli nowoczesnemu sposobowi projektowania takich przestrzeni można sprawić, by otwarte biuro było przyjazne pracownikom i gwarantowało przestrzeń odosobnienia, w której można przeprowadzić ważną rozmowę telefoniczną czy popracować w skupieniu. Jak więc zaprojektować idealny open space? Plan musi uwzględniać różne aspekty: od poziomu hałasu, poprzez miejsca indywidualne i ciągi komunikacyjne, aż po sale konferencyjne czy pojedyncze, odosobnione stanowiska.

Jak wygłuszyć open space?

Sposobów na wygłuszenie open space jest wiele i obejmują one wiele aspektów. Przede wszystkim warto rozważyć wykorzystanie dużej ilości materiałów tekstylnych w biurze, które stanowią swoistą barierę dla dźwięku. W tej sytuacji sprawdzą się zwłaszcza wykładziny na całej powierzchni podłogi, ale również kotary czy zasłony w oknach (pasujące zwłaszcza do modnych ostatnio wnętrz biurowych aranżowanych w kamienicach). Dodatkowo można posiłkować się materiałami dźwiękochłonnymi – okładzinami na ściany czy podłogi. Inną metodą na wyciszenie danej części pomieszczenia jest zastosowanie innowacyjnych ścian działowych, które – w razie potrzeby – odizolują fragment biura od reszty open space. Inne sposoby na to, jak wyciszyć open space znajdziesz w tym artykule.

Open space – ile metrów na pracownika?

Przy projektowaniu open space należy pamiętać, aby uwzględnić zalecane w przepisach BHP wartości odnoszące się do wielkości przestrzeni przypadającej na jednego pracownika. Dotyczą one zarówno pokojów, w których przebywa jedna osoba, jak i otwartych przestrzeni biurowych. Pracodawca musi więc zapewnić zatrudnianym osobom minimum 13 metrów sześciennych (przypadających na jednego pracownika), a oprócz tego minimum 2 metry kwadratowe podłogi przypadającej na jedno stanowisko pracy, wolnej od urządzeń elektronicznych, mebli i innych przedmiotów (drukarki przemysłowe, faksy, regały).

Ciągi komunikacyjne – budynek bez barier

Szerokość ciągów komunikacyjnych, czyli korytarzy oraz przejść między stanowiskami pracy, również określają przepisy BHP i powinny być stosowane także w przypadku projektowania przestrzeni open space. I tak, jeśli chodzi o ciąg komunikacyjny ze stałym ruchem dwukierunkowym, musi on mieć szerokość 2 metrów. Częsty ruch dwukierunkowy wymaga ciągu komunikacyjnego o szerokości 180 centymetrów, a rzadki – o szerokości 120 centymetrów. Należy jednak pamiętać o tym, że w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych, poruszających się na wózkach inwalidzkich, warto zapewnić szerokość ciągu komunikacyjnego w zakresie 2 metrów.

Odpowiednio przygotowana sala konferencyjna

Bardzo często konstrukcja i aranżacja powierzchni biurowej typu open space uniemożliwia wydzielenie osobnego pomieszczenia na spotkania z klientami, natomiast specyfika oferowanych przez firmę towarów czy usług wymaga regularnego odbywania takich spotkań. Rozwiązaniem może być umawianie się z klientem poza biurem, ale… znacznie lepszą metodą na uzyskanie fragmentu wyizolowanej przestrzeni będzie rozwiązanie typu room-in-room (znane również pod nazwą think-tank room – w zależności od tego, czy służy wyłącznie do spotkań czy może do organizacji kreatywnych meetingów lub burz mózgów). W tym celu idealnie sprawdzą się kabiny akustyczne, takie jak hushMeet.L. Cechują się rozmiarem pozwalającym na swobodne spotkanie w cztery oczy lub nawet więcej osób. Ponadto ich estetyczny wygląd nie zaburzy żadnej aranżacji open space, a dodatkowo – za sprawą przeszkleń – nikt nie będzie przeszkadzał zebranym, ponieważ wyraźnie widać, że w danym momencie kabina jest zajęta. A co z prywatnością? hushMeet.L oraz inne modele kabin od Mikomax są wyciszone, co oznacza, że osoby z zewnątrz z pewnością nie poznają tajemnic firmy omawianych we wnętrzu kabiny…

Miejsce do pracy w ciszy i skupieniu

Kabiny akustyczne, takie jak HushMeet.L oraz modele w mniejszych rozmiarach, są również kompleksową odpowiedzią na problem niemożności skupienia się niektórych pracowników w przestrzeni open space. Mogą w nich pracować pojedyncze osoby, ale również grupy (wówczas taka kabina staje się think-tank roomem). Na szczególną uwagę zasługuje zwłaszcza kabina hushTwin, łącząca w sobie dwa niezależne, wyizolowane miejsca pracy.

Praca w przestrzeni open space nie jest łatwym zadaniem. Na szczęście nowoczesne rozwiązania  z zakresu aranżacji biur oraz ich funkcjonalności sprawiają, że pracownicy nie muszą już szukać chwil wytchnienia lub przestrzeni do rozmowy telefonicznej w firmowej kuchni, na stołówce lub na zewnątrz budynku. Kabiny akustyczne, przesuwne ściany i wygłuszenia znaczącą poprawią komfort osób zatrudnionych w open space, a także wpłyną na ich poziom skupienia i wydajność.