Lohnt es sich, Hot Desking im Büro einzuführen? Wie macht man es richtig?

Nach der Pandemie wurde deutlich, dass es in vielen Unternehmen nicht möglich war, dauerhaft aus dem Büro an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Die Mitarbeiter schätzen zwar die Möglichkeit zur Interaktion, die ein Büro bietet, möchten aber auch selbst entscheiden können, wo sie ihre Aufgaben erledigen. Die zunehmende Beliebtheit des hybriden Arbeitens hat viele Unternehmen dazu veranlasst, nach Lösungen zu suchen, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern und die Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten zu senken. Die Idee der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen, das so genannte Hot Desking, hat an Beliebtheit gewonnen. Es sieht vor, die Zuteilung von ständigen Sitzen zugunsten einer rotierenden Aufteilung der Sitze aufzugeben. Theoretisch klingt dies nach einer großartigen Idee, aber wird eine solche Lösung immer für ein Unternehmen funktionieren? Der Artikel befasst sich mit den Vorteilen und Herausforderungen bei der Umsetzung dieses Arbeitsmodells. Zudem werden Tipps gegeben, wie ein Hot Desk effektiv eingeführt werden kann, damit sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Hot Desking – warum wird die Idee der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen immer beliebter?

Hot Desking ist ein Konzept, das in den 1980er Jahren in den USA entstanden ist und jetzt an Popularität gewinnt, insbesondere im Zusammenhang mit flexiblen Hybridbüros. Der Hauptgrund dafür ist das Bestreben, die Nutzung der Büroflächen zu optimieren und sich an die veränderten Bedürfnisse des Arbeitsmarktes anzupassen.

Auf dem Höhepunkt des Interesses am Homeoffice ermöglicht die Einführung von rotierenden Schreibtischen eine bessere Verwaltung der Büroräume, da nicht alle Mitarbeiter jeden Tag im Unternehmen anwesend sind. Das hybride Arbeitsmodell bedeutet, dass die Arbeitnehmer nicht auf einen bestimmten Arbeitsplatz angewiesen sind, um ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Dadurch können die Unternehmen Kosten für die Anmietung und den Unterhalt großer Büroräume einsparen. Gleichzeitig bieten sie den Arbeitnehmern mehr Freiheit bei der Wahl des Ortes, an dem sie bestimmte Aufgaben erledigen. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann auch zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Teams und einer engeren Bindung zwischen den Mitarbeitern führen, die durch die Rotation die Möglichkeit haben, ihre Kollegen aus anderen Abteilungen besser kennenzulernen. Aus diesem Grund wird der Hot Desk zunehmend als wichtiger Bestandteil der Zukunft flexibler und hybrider Büros angesehen.

Was sind die Vorteile von Hot Desking?

Bei der klassischen Form der Büroarbeit bleiben oft bis zur Hälfte der Großraumschreibtische ungenutzt. Die Mitarbeiter sind in Besprechungen, auf Geschäftsreisen, krankgeschrieben, im Urlaub oder erledigen ihre Aufgaben von zu Hause aus. Das Konzept der rotierenden Arbeitsplätze ist ein wichtiger Bestandteil des tätigkeitsbezogenen Arbeitens („Activity-Based Working“, ABW), da es die Einführung einer Vielfalt von Arbeitsplätzen ermöglicht, so dass jeder Mensch so arbeiten kann, wie es ihm passt. Hot Desking bietet Fachkräften Raum, um zu arbeiten, wann immer sie ihn brauchen.

Kosten- und Platzersparnis

Die Einführung von Hot Desking ermöglicht eine bessere Nutzung der Büroflächen und eine Senkung der Miet- und Instandhaltungskosten. Rotierende Arbeitsplätze eignen sich am besten für Unternehmen, die Büroarbeit mit Homeoffice kombinieren. In solchen Organisationen ist es nicht notwendig, die Anzahl der Schreibtische an die Anzahl der Mitarbeiter anzupassen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Anmietung von Büroräumen einen erheblichen Teil des Budgets eines Unternehmens ausmacht. Durch die Optimierung von Arbeitsplätzen können Unternehmen das eingesparte Geld in andere wichtige Aspekte des Unternehmens investieren oder bessere Beschäftigungsbedingungen für Fachkräfte bieten.

Verbesserung von Kreativität und Produktivität

Die Einrichtung so genannter „Hot Desks“ wirkt sich zudem positiv auf die Effizienz der Mitarbeiter aus und fördert die Kreativität. Das System der rotierenden Arbeitsplätze bietet Gelegenheit für spontane Diskussionen, Brainstorming und noch schnellere Problemlösungen und innovative Lösungen. Hot Desking fördert den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und ermöglicht so neue Erkenntnisse und Ideen. Gleichzeitig ist zu bedenken, dass die Mitarbeiter für die konzeptionelle Arbeit einen eigenen Raum benötigen, in dem Ruhe herrscht. Die mobilen Akustik-Stellwände Soniq können erfolgreich für diese Aufgabe eingesetzt werden. Dank der montierten Rollen in den Stabilisierungsfüßen halten sie mühelos mit der Dynamik der Büroarbeit mit.

Anpassung der Anzahl der Arbeitsplätze an den sich ändernden Bedarf

Hot Desking im Büro ist ein modernes Konzept zur Organisation des Arbeitsplatzes, bei dem die Anzahl der Arbeitsplätze flexibel an den wechselnden Bedarf angepasst wird. Das Hot-Desking-Prinzip sieht vor, dass den Mitarbeitern keine festen Schreibtische zugewiesen werden, sondern dass die Arbeitsplätze auf der Grundlage der Belegung der jeweils freien Plätze zur Verfügung stehen. Der Hot-Desk ermöglicht eine schnelle Anpassung der Büros an die wachsende oder schrumpfende Zahl der Mitarbeiter im Unternehmen oder an neue Projekte. Dies ist in der dynamischen modernen Geschäftswelt äußerst wichtig.

Ordnung am Arbeitsplatz

Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet, können sich die Mitarbeiter durch die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen ihre Zeit besser einteilen und ihren Arbeitsplatz aufgeräumt halten. Auf den ihnen zugewiesenen Schreibtischen finden sich neben Dokumenten auch Bilderrahmen, Erinnerungsstücke oder andere Gegenstände, die nichts mit ihren täglichen Aufgaben zu tun haben. Die Reduzierung der Anzahl persönlicher Gegenstände auf der Arbeitsfläche wirkt Ablenkungen entgegen und führt zu einer höheren Produktivität der Mitarbeiter.

Bessere Integration der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen

Vor allem in großen Unternehmen kommt es vor, dass Menschen mehrere Jahre im selben Unternehmen arbeiten und nicht einmal ein Wort mit Menschen außerhalb ihres Teams gewechselt haben. Hot Desking verbessert den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, da ein Mitarbeiter jeden Tag neben einem anderen Kollegen sitzt. Dieses Konzept wirkt sich auch auf die Entwicklung von Kompetenzen aus, da man neben einem Experten Platz nehmen und so Hilfe oder Anleitung für ein bestimmtes Projekt erhalten kann.

Die Herausforderungen des Hot-Desking-Konzepts im Büro

Das Hot-Desking-Modell hat Vor- und Nachteile und ist daher nicht immer die richtige Lösung für ein Unternehmen. Dies kann zwar dazu beitragen, das Büro aufgeräumt zu halten, die Mietkosten zu optimieren und die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes zu erhöhen, zugleich bringt es aber auch verschiedene Herausforderungen mit sich. Die jüngeren Generationen haben in der Regel keine Probleme, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, aber für die älteren Generationen kann dies mit großen Schwierigkeiten und Problemen einhergehen, da sie es vorziehen, ihre Aufgaben an festen Orten zu erledigen.

Mangelndes Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team

Die Einführung von Hot Desks stößt bei den Mitarbeitern nicht immer auf Begeisterung. Wenn das angestellte Personal keinen festen Arbeitsplatz hat, kann dies zu einem mangelnden Zugehörigkeitsgefühl zum Team führen. Zugewiesene Schreibtische geben den Mitarbeitern ein Gefühl der Stabilität und ermöglichen es ihnen, Beziehungen zu den benachbarten Kollegen und Kolleginnen aufzubauen.

Erschwerte Arbeitsorganisation

Die Organisation der Arbeit in einem Hot-Desking-System kann schwieriger sein als in einem herkömmlichen Büro. Da die Mitarbeiter jeden Tag an verschiedenen Arbeitsplätzen arbeiten, müssen sie am Ende des Tages ihre Unterlagen und persönlichen Gegenstände in Schließfächern unterbringen. Hier kann es leicht passieren, dass ein wichtiger Vertrag oder eine andere Urkunde verlegt wird oder verloren geht. Außerdem verbringen Menschen ohne festen Arbeitsplatz möglicherweise mehr Zeit mit der Suche nach freien Stellen und dem Umzug ihrer Sachen.

Mangel an Privatsphäre

Hot Desking kann zu einem Mangel an Privatsphäre im Büro führen, da die Mitarbeiter keine eigenen Räume haben, in denen sie ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren und in Ruhe arbeiten können. Außerdem können sie durch das Arbeiten neben Personen, die sie nicht kennen, das Gefühl haben, das ihre Gespräche belauscht werden oder das ihnen jemand auf den Bildschirm schaut.

Wie kann man Hot Desking im Büro sinnvoll einführen?

Die Einführung von Hot Desking im Büro ist eine Herausforderung, die zahlreiche Vorteile mit sich bringen kann, wie z. B. Kosteneinsparungen, größere Flexibilität und effizientere Büroflächen. Für die erfolgreiche Umsetzung dieses Konzepts ist jedoch ein ganzheitlicher Ansatz und die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter unerlässlich.

Ermitteln Sie den Zweck der Einführung von Hot Desks

Ein wichtiger Schritt bei der Einführung von „Hot Desks“ besteht darin, zu definieren, was das Unternehmen mit einer solchen Lösung erreichen will. Dazu können gehören: die Steigerung der Effizienz bei der Nutzung von Büroflächen, die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern oder die Senkung der Kosten für die Instandhaltung von Büroräumen bei hybrider Arbeitsweise. Es ist dann sinnvoll, eine Analyse der Bedürfnisse der Mitarbeiter durchzuführen, um die Lösung auf die Besonderheiten des Unternehmens zuzuschneiden.

Gewährleistung ergonomischer und bequemer Arbeitsplätze

Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter den Büroraum gerne nutzen, muss er ihren Erwartungen entsprechen und ihnen bei ihren verschiedenen Aufgaben ein angenehmes Gefühl vermitteln. Die Vorteile des Hot Desking in Bezug auf die geringeren Mietkosten bedeuten nicht, dass dem Arbeitgeber bei der Umsetzung dieses Konzepts der Büroraumgestaltung keine Kosten entstehen. Bei rotierenden Arbeitsplätzen müssen sie vielseitig sein, d. h. sie sollten an verschiedene Arbeitsstile und Arbeitsweisen angepasst werden. Wenn eine große Person an einem Tag an demselben Schreibtisch arbeiten soll und eine viel kleinere Person am nächsten Tag, ist eine Höhenanpassung erforderlich.

Expertenmeinung

Die ideale Lösung – und zwar nicht nur in Büros, die auf dem Hot-Desking-Konzept basieren – ist die Einführung von verstellbaren Schreibtischen, die eine Anpassung des Arbeitsplatzes an die individuellen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters ermöglichen. Auf diese Weise kann die richtige Arbeitshaltung beibehalten werden, was das Risiko schmerzhafter Zustände wie Rücken- oder Handgelenksschmerzen verringert. Die Schreibtische Stand Up R basieren auf einem patentierten, manuellen System zum Verstellen der Tischplatte. Sie ermöglichen eine sehr einfache Höhenverstellung (ohne Stromanschluss), je nachdem, ob die Person im Stehen oder im Sitzen arbeiten möchte. Das schlichte Design und die natürliche Holzoberfläche sorgen dafür, dass sich der Steh-Sitz-Schreibtisch problemlos in die bestehende Büroeinrichtung einfügt

– sagt Eliza Donek, Produktmanagerin bei Mikomax.

Bei der Einrichtung von flexiblen Arbeitsplätzen sollte auf bequeme Stühle und eine angemessene Beleuchtung geachtet werden.

Wenn Sie sich für höhenverstellbare Schreibtische interessieren, werfen Sie einen Blick auf den Artikel: Wie arbeitet es sich am Schreibtisch STAND UP R?

Einführung eines Arbeitsplatz-Reservierungssystems

Mit einem geeigneten System für die Reservierung von Arbeitsplätzen kann Hot Desking im Büro zu einer äußerst effizienten und bequemen Lösung werden. Rotierende Arbeitsplätze können zu einem unnötigen Wettlauf um die besten Schreibtische führen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, eine App zu nutzen, um einen Arbeitsplatz für einen Tag oder sogar eine ganze Woche zu buchen. Besonders interessant ist der elektrisch verstellbare Schreibtisch Balance,der sich Ihre bevorzugten Einstellungen merkt und Sie mit der Desk Control App daran erinnert, wenn Sie Ihre Arbeitsposition ändern sollten. Der Verstellbereich reicht von 630 bis 1280 Millimetern, so dass er sich sowohl für ein Arbeitszimmer als auch für Räume im Open Space mit rotierenden Arbeitsplätzen eignet. Der Schreibtisch Balance in der Doppelvariante kann auch eine komfortable Arbeitsinsel bilden.

Bereitstellung von Stauraum für private Gegenstände

Im Mittelpunkt des Konzepts der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen steht die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter in Bezug auf die Aufbewahrung ihrer privaten Gegenstände und Dokumente. Die Bereitstellung geeigneter Lösungen wie Schließfächer oder Schlüsselschränke kann den Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit und des Komforts vermitteln. Es ist ratsam, eine Lösung zu wählen, die freien Zugang zu den gelagerten Gegenständen ermöglicht und gleichzeitig die Privatsphäre wahrt. Wenn Sie sich für die Einführung von Hot Desks im Büro entscheiden, sollten Sie über die Anschaffung freistehender, mobiler Trennwände nachdenken, damit sich die Mitarbeiter einen Ort schaffen können, an dem sie konzentriert arbeiten und bei Bedarf ihre Privatsphäre wahren können. Hier ist es sinnvoll, sich für Akustik-Stellwände in Gestalt eines Baumes zu entscheiden, die nicht nur eine Unterteilung des Raums ermöglichen, sondern auch ein dekoratives Element im Büro darstellen.

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