Jak pracować wydajniej – 5 sposobów na zwiększenie swojej produktywności

Efektywność to „przedmiot” pożądania nie tylko pracodawców, ale i ambitnych pracowników. W końcu kto nie chciałby zrealizować swoich obowiązków w założonym terminie (albo wcześniej) i mieć do dyspozycji więcej czasu? Jak zatem pracować wydajniej, by zyskać bezpowrotnie do tej pory tracone godziny, dni, tygodnie…

Na wszystko są sposoby – również na piętrzące się zadania i zaległości w pracy, z których od dawna trudno się wygrzebać. Oto kilka metod pozwalających znacząco zwiększyć swoją produktywność i odzyskać choć trochę uciekającego czasu…

• Uporządkuj to, co masz do zrobienia

Nie wszystko jest ważne i pilne! Zanim rzucisz się w wir pracy, zastanów się najpierw nad tym, co masz do zrobienia, by odpowiednio sklasyfikować i zaplanować zadania, nadając im właściwe priorytety. Są wśród nich rzeczy ważne i te mniej istotne, a także pilne i te niepilne. Nie wszystkie wymagają tyle samo twojej uwagi i czasu. Jeśli nie oceniasz swoich zadań pod tym kątem, prawdopodobnie wpadasz w pułapkę zajmowania się tym, co pilne, choć zupełnie nieważne, spychając na dalszy plan rzeczy naprawdę istotne, decydujące o twojej produktywności w pracy. Problem ten pomaga rozwiązać Kwadrat Eisenhowera…

Fot. Kwadrat Eisenhovera (zwany też Macierzą lub Matrycą) – podstawowe narzędzie do kontroli efektywności pracy.

Podziel swoje zadania zgodnie z powyższą tablicą, ustalając, które z nich są pilne i jednocześnie ważne (pierwsza ćwiartka), które ważne, ale za to niepilne (druga ćwiartka), które pilne, ale nieważne (trzecia ćwiartka) i wreszcie nieważne i niepilne (czwarta ćwiartka). Okazuje się, że bez takiej dobrze przemyślanej priorytetyzacji większość z nas poświęca się aktywnościom z trzeciej ćwiartki, zużywając na to, co pilne, ale w gruncie rzeczy mało ważne aż 23% czasu pracy. A jak to powinno wyglądać w idealnym świecie?

To, co zakwalifikujesz do ćwiartki pierwszej, rób od razu, bo zadania te mają najwyższy priorytet. Rzeczy z drugiej ćwiartki zostaw na później, ale koniecznie zaplanuj, kiedy je zrobisz (za jakiś czas przejdą one do pierwszej ćwiartki). Aktywności z ćwiartki trzeciej najlepiej spróbuj od siebie odsunąć, delegując zadania na kogoś innego. O tym, co jest w czwartej ćwiartce powyższej matrycy po prostu zapomnij. Kiedy zrobisz sobie taki prządek – głównie w głowie – i odpowiednio potraktujesz wszystkie zadania, może okazać się, że jednak zmieścisz się w czasie z tym, co jest przewidziane do zrobienia na dany dzień, tydzień czy miesiąc. 

Dzięki takiej macierzy można sensownie poukładać sobie zarówno zadania zawodowe, jak i plany czy obowiązki domowe, jeśli i w tej dziedzinie panuje chaos i przytłaczają zaległości.

• Skup się na zadaniu przez 25 minut

W 25 minut można niekiedy zrobić więcej niż w godzinę czy dwie. Warunek podstawowy to jednak maksymalne skupienie wyłącznie na wykonywanym zadaniu i odcięcie się od wszystkich rozpraszaczy i innych aktywności. 

Metoda Pomodoro, bo o niej tu mowa, polega na intensywnej pracy przez 25 minut, o upływie których może poinformować cię budzik w smartfonie czy nawet zwykły minutnik kuchenny albo aplikacja online do tego przeznaczona. Wtedy robisz sobie 5 minut przerwy (najlepiej z dala od biurka) i wracasz do intensywnej pracy nad zadaniem – ponownie tylko na 25 minut. Potem 5-minutowa przerwa i znowu 25 minut pracy i tak aż do czterech Pomodoro, czyli czterech krótkich, ale za to intensywnych cykli pracy w skupieniu. Wtedy dopiero robisz sobie dłuższą (na przykład godzinną) przerwę na regenerację.

Taki sposób pracy pozwala się zmotywować – w końcu 25 minut maksymalnego skupienia na jednej rzeczy nie wydaje się wielkim wyzwaniem – nawet, jeśli nie lubi się jakiegoś zajęcia. Ułatwia także odcięcie się od wszystkiego, co mogłoby zakłócić koncentrację – i to także nikogo nie przeraża, bo ten „detoks” trwa zaledwie 25 minut, a tyle większość z nas potrafi wytrzymać bez odebrania telefonu czy wertowania Facebooka. Długa przerwa to rodzaj nagrody za dobrze wykonaną robotę i czas na „zresetowanie” umysłu. Pamiętaj, że mózg ludzki potrafi pracować na tak zwanych najwyższych obrotach 20 do 30, maksymalnie 90 minut. Potrzebuje regularnych przerw, aby powracać do dobrej formy i zapewniać ci produktywność przez cały dzień w pracy.

Przeczytaj także o tym, jak istotny dla produktywności jest odpoczynek w pracy >>

• Pracuj w ciszy, w wygodnym miejscu

Opisana powyżej interwałowa technika pracy doskonale sprawdza się zarówno w biurze, jak i w systemie home office. Działa jednak tym lepiej, im skuteczniej można się odizolować na czas intensywnego wysiłku umysłowego od innych osób, otaczającego hałasu, dzwoniących telefonów, a nawet dźwięków zza okna. Można to osiągnąć, korzystając z komfortowej, jednoosobowej kabiny akustycznej do pracy biurowej – hushWork.

Tego typu wyciszone budki z ergonomicznym wyposażeniem biurowym, zaprojektowane do wygodnej pracy przy komputerze, stanowią obecnie standard w nowoczesnych firmach, a stopniowo także trafiają do domów osób pracujących w systemie home office. Kabina zajmuje stosunkowo mało miejsca i jest doskonałym rozwiązaniem w sytuacji, gdy nie dysponuje się w pracy i/lub w domu własnym gabinetem, w którym można by spokojnie popracować, unikając wszelkich bodźców odciągających od sprawnej realizacji zadania.

• Namierz swoje „godziny szczytu”

Wtedy, gdy masz najwięcej energii, ciało jest wypoczęte, a umysł gotowy do wysiłku, wykonuj zadania najtrudniejsze, wymagające od ciebie najwięcej zaangażowania, kreatywności czy na przykład analitycznego myślenia. To zazwyczaj zaledwie 3 najcenniejsze godziny w ciągu całego dnia pracy, które u większości pracowników biurowych wypadają przed południem. Wtedy pracuje się najefektywniej. Po przerwie na obiad zwykle u wszystkich następuje spory spadek formy, a także motywacji do pracy. Wtedy najlepiej zajmować się tym, co nie wymaga najwyższego poziomu uważności, błyskotliwości etc. Takie zadania na pewno także każdy ma na swojej liście „to do”.

Optymalne rozplanowanie rzeczy do zrobienia w danym dniu – z uwzględnieniem indywidualnych okresów  „wysoko-” i „niskoenergetycznych” – może znacznie poprawić efektywność osiąganą w pracy.

• Na później odkładaj tylko niektóre sprawy

Brzmi banalnie, ale pomaga. Prokrastynacja to zmora wielu z nas, ale i z tym problemem można sobie w końcu poradzić, by – małymi krokami – wygrzebać się z zaległości i poprawić własną produktywność. Zacznij od czegoś łatwego – sprawy, które zajmują 2 do 5 minut, załatwiaj od ręki. Krótkie, szybkie czynności znajdujące się na liście zadań warto wykonać od razu, wykreślić, zapomnieć i nie zaprzątać sobie nimi już dłużej głowy. Gdy lista spraw do załatwienia staje się coraz krótsza, a nie coraz dłuższa, zyskuje się większy power do działania. Warto tego spróbować!  

To tylko kilka podstawowych sposobów na zwiększenie efektywności pracy – w biurze czy w domu. Trików, które potrafią odpowiednio zmotywować nasze ciało i umysł jest znacznie więcej. Nie wszystkie działają na każdego tak samo, dlatego warto wypróbować różne metody i odnaleźć tę najlepszą dla siebie. Wyjątkiem jest hushWork – kabina zaprojektowana i wykonana z myślą o efektywnej pracy biurowej. To działa na każdego!