Biuro to nie tylko miejsce pracy, czyli... za czym tęsknią pracownicy?

Jeszcze do niedawna w aranżacjach biurowych dążono do stworzenia jednolitej, uniwersalnej przestrzeni. Powoli odchodzimy jednak od tradycyjnego open space na rzecz biura dopasowanego do potrzeb pracowników. W jaki sposób zaaranżować przestrzeń biurową, by przestała być jedynie miejscem pracy?

Szybki rzut oka na biurową przeszłość

Historia przestrzeni biurowej sięga XVIII wieku – to wtedy w Londynie powstały pierwsze budynki administracji związanej z Brytyjską Kompanią Wschodnioindyjską. Stopniowo budynków biurowych na całym świecie pojawiało się coraz więcej, ponieważ pod koniec XIX wieku pracą umysłową zajmowało się już ponad 50% pracujących. Biura miały umożliwiać nie tylko efektywną pracę, ale przede wszystkim stałą kontrolę – stanowiska ustawione były jedno za drugim w kilku rzędach, a pracownicy nie mogli w żaden sposób zorganizować sobie przestrzeni zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Biura niewiele różniły się zatem od fabryk – dopiero w latach 30. XX wieku zmieniła się organizacja pracy i jednocześnie przestrzeni biurowej. Biura miały być nie tylko miejscem pracy, ale również wizytówką firmy i jednocześnie zapewniać pracownikom komfortowe warunki. Obecnie organizacja przestrzeni biurowej nie ma zbyt wiele wspólnego z XVIII-wiecznym biurem; pracodawcy przy aranżowaniu miejsca pracy biorą pod uwagę nie tylko zasady ergonomii, ale również indywidualne potrzeby pracowników.

Czy aranżacja biura wpływa na zadowolenie z pracy?

Badania potwierdzają, że odpowiednio dobrane elementy środowiska zmniejszają stres zawodowy i jednocześnie mają pozytywny wpływ na satysfakcję z pracy oraz motywację pracowników. Już w latach 80. zauważono, że udoskonalenie fizycznego środowiska pracy może poprawić wyniki pracowników nawet o 10%. Badacze odkryli także, że biuro lepiej zaaranżowane zwiększa ogólną wydajność i ułatwia komunikację interpersonalną oraz identyfikację pracownika z firmą. Wszystko to sprawia, że konkurencyjność firmy wzrasta – warto zatem zainwestować w aranżację przestrzeni biurowej.

Skoro pracownik zadowolony ze swojej pracy jest wydajniejszy, bardziej zaangażowany i kreatywny, warto zadbać o wyższy poziom zadowolenia – zwłaszcza jeśli zastosowanie prostych rozwiązań nie wiąże się z dużym kosztem i koniecznością przeprowadzenia gruntownego remontu. Odpowiednio zaaranżowane biuro sprzyja również kontaktom społecznym – w ten sposób możliwe jest poprawienie komunikacji międzyludzkiej w firmie.

Na atrakcyjne środowisko pracy składa się przede wszystkim odpowiednia aranżacja biura: umeblowanie, oświetlenie, przestrzeń do rozmów prywatnych i spotkań formalnych, natężenie dźwięków, temperatura, wygoda i obecność roślin. Co ciekawe, to kobiety częściej deklarują mniejsze zadowolenie w związku z niskim poziomem atrakcyjności fizycznej środowiska pracy. Zarówno kobiety, jak i mężczyźni podkreślają natomiast, że najważniejszym czynnikiem jest dla nich umeblowanie.

Jak wykorzystać te dane w praktyce?

Skoro dla pracowników duże znaczenie ma odpowiednia aranżacja biura, w którym powinna znaleźć się zarówno przestrzeń do pracy w skupieniu, jak i do swobodnych rozmów – warto wyjść im naprzeciw! Kabiny biurowe to dobry sposób na podział przestrzeni, tak cenny zwłaszcza w przypadku biur open space. HushPhone to budka, w której pracownik może bez problemu pracować w ciszy nad ważnym projektem lub odbyć wideokonferencję. Z kolei hushTwin to nieco większa kabina, która składa się z dwóch połączonych, kompleksowo wyposażonych podów. Wykorzystuje minimalną przestrzeń, by zapewnić maksymalny komfort pracy. Jeśli w biurze nieustannie panuje gwar rozmów, kabiny akustyczne to najprostszy sposób na zapewnienie pracownikom przestrzeni do pracy w skupieniu.

Aranżacja biurowa – coś więcej niż tylko przepisy

Zasady ergonomii mówią jasno: przestrzeń biurowa powinna być funkcjonalna i zapewniać bezpieczeństwo pracownikom. Odpowiednie ustawienie biurek, krzeseł i oświetlenia to jednak nie wszystko. Nowoczesne biura aranżowane są zgodnie z koncepcją Activity-Based Working, która polega na tworzeniu wielu rodzajów przestrzeni odpowiadających na różne potrzeby pracowników.

Badania wykazują, że pracownicy biurowi są zainteresowani możliwością wyboru zarówno miejsca i czasu pracy, jak i narzędzi. Ponad 40% pracowników nie ma jednak możliwości zaangażowania się w zmiany wprowadzane w aranżacji firmy. Jeśli biuro ma być nie tylko miejscem wykonywania obowiązków zawodowych, ale również przestrzenią motywującą i pozytywnie wpływającą na pracowników, warto wykorzystać drzemiący w nich potencjał.

Zagrajcie w jednej drużynie

Pracę nad zmianą aranżacji biura warto zacząć od konsultacji z pracownikami. Nawet najnowocześniejsze biuro pozostanie jedynie miejscem pracy, jeśli nie będzie spełniało oczekiwań osób spędzających w nim co najmniej 8 godzin dziennie. W wielu przypadkach zmiany są stosunkowo niewielkie, a mogą wpłynąć znacząco na zadowolenie z pracy. Więcej zieleni czy podział przestrzeni open space w taki sposób, by zespoły łatwiej mogły ze sobą współpracować – te rozwiązania nie wymagają generalnego remontu biura.

Dobrą praktyką jest także zadbanie o przestrzeń do spotkań (zarówno formalnych, jak i prywatnych) dla pracowników. Na najlepsze pomysły wpada się nie tylko podczas konferencji, ale również na przykład w trakcie luźnej rozmowy w czasie lunchu. HushMeet.L to kabiny zaprojektowane z myślą o spotkaniach niewielkich zespołów. Z powodzeniem mogą być wykorzystywane jako małe sale konferencyjne, ale nie tylko – wnętrze aranżować można niemal dowolnie, choćby jako chillout room.

Więcej elastyczności!

Zmiany w przestrzeni biurowej wcale nie wymagają ogromnych nakładów finansowych i remontu wyłączającego pomieszczenia z użytkowania na kilka miesięcy. Pracownicy skarżą się na brak strefy ciszy? Rozwiązaniem mogą być nowoczesne kabiny akustyczne. Open space sprawia nieprzytulne wrażenie, a akustyka pomieszczenia utrudnia pracę? Wystarczy kilka paneli czy ścianek dźwiękochłonnych, by odmienić takie wnętrze. Niewielki pokój może zamienić się zarówno w dodatkowe pomieszczenie socjalne, jak i chill room – wszystko zależy od potrzeb pracowników.

Za czym tęsknią pracownicy biurowi?/.

Za swobodą i możliwością wyboru, za tym, aby ich różnorodne potrzeby w miejscu pracy były realizowane, aby mogli wykonywać swoje zadania w takich warunkach, które sprawiają, że pracuje się efektywniej, kreatywniej i z większym zaangażowaniem. Tęskni się nie tylko za powrotem do domu po pracy czy za odpoczynkiem podczas urlopu. Za dobrze urządzonym biurem i przyjemną pracą w nim także można tęsknić. Wiele zyskuje pracodawca, który to rozumie i sprawia, że jego załoga – tak zwyczajnie… lubi przychodzić do pracy.