Brauchen alle Büros einen Besprechungsraum? Sehen Sie sich die Alternativen an.

Das traditionelle Konzept des Büros unterliegt wegen der zunehmenden Digitalisierung und immer ausgefeilteren Kommunikationstechnologien ständigen Veränderungen. Die Vorstellung von einem Unternehmen, in dem nur ein Besprechungsraum zur Verfügung steht, in dem Verträge ausgehandelt, wichtige Kunden empfangen und Entscheidungen von strategischer Bedeutung für das Unternehmen getroffen werden, scheint zunehmend überholt zu sein. Die moderne Unternehmensrealität erfordert Flexibilität und Anpassung an neue Arbeitsweisen. Das flexible Hybridmodell gewinnt an Bedeutung, Besprechungen mit Kollegen und Vertragspartnern verlagern sich in die Online-Welt und die Aufgaben der Arbeitnehmer beschränken sich oft nicht auf das Sitzen am Schreibtisch. Sind Besprechungsräume in dieser Realität noch eine wichtige Räumlichkeit im Büro? Lesen Sie den Artikel und erfahren Sie, warum Unternehmen je nach Aufgabe – Brainstorming, Kundengespräch, Teampräsentation oder Projektbesprechung – auf unterschiedliche Arten von Besprechungsräumen zurückgreifen sollten. Prüfen Sie die Alternativen zu Besprechungsräumen und die optimale Nutzung von Büroräumen.

Brauchen Unternehmen noch Besprechungsräume?

Die Pandemie und die Entwicklung der Arbeitsplätze haben den Ansatz für die Gestaltung von Büroräumen verändert. Die Frage nach der Nützlichkeit des traditionellen Besprechungsraums in Unternehmen von heute, in denen viele Menschen von zu Hause aus arbeiten und immer mehr Besprechungen online abgehalten werden, scheint aktueller denn je. In vielen Unternehmen sind sie ein Symbol für wichtige Geschäftsentscheidungen oder wichtige Teamsitzungen. Ihre Einsatzmöglichkeiten hängen von der spezifischen Arbeit des Büros und den Bedürfnissen des Teams ab. In einigen Unternehmen, insbesondere in solchen mit einer ausgeprägten Kultur persönlicher Treffen, können Besprechungsräume immer noch eine sehr wichtige Funktion erfüllen. Allerdings werden sie ein wenig anders aussehen als bisher, denn ihr wichtigstes Merkmal wird die Multifunktionalität sein. Umgekehrt sollten Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben, bei dem die Mitarbeiter viele Videokonferenzen oder Telefonate führen, nach alternativen Lösungen suchen, um diese Aufgaben zu erleichtern.

Veränderung der Art von Unternehmenssitzungen

Brauchen Unternehmen wirklich noch Besprechungsräume? Dieses Dilemma betrifft viele Unternehmen, die einen dynamischen Wandel in der Art geschäftlicher Treffen beobachten. Moderne Meetings umfassen nicht nur geplante, formelle und langwierige Besprechungen mit einer großen Anzahl von Personen. Heutzutage sind spontane, deutlich kürzere Treffen, die meist in einer kleineren Gruppe stattfinden, genauso wichtig. Darüber hinaus haben die technologischen Entwicklungen Videokonferenzen zu einem wichtigen Instrument für die Kontaktaufnahme mit Geschäftspartnern oder Mitarbeitern gemacht, die sich außerhalb des Büros befinden. Dadurch hat sich die Nachfrage nach großen Besprechungsräumen deutlich verringert.

Expertenmeinung

Viele Unternehmen und Innenarchitekten fragen sich, ob es sich heute noch lohnt, in Besprechungsräume zu investieren, oder ob sie zu einem Relikt der Vergangenheit geworden sind, das in keinem Verhältnis zu den aktuellen Bedürfnissen und Trends auf dem Arbeitsmarkt steht. In Unternehmen, in denen es bereits einen separaten großen Besprechungsraum gibt, ist es sinnvoll, diesen in verschiedene Zonen zu unterteilen, zum Beispiel mit  mobilen Akustik-Stellwänden Soniq. Die in den Stabilisierungsfüßen eingebauten Rollen sowie die Möglichkeit, die Trennwände senkrecht oder in Reihe miteinander zu verbinden, sorgen dafür, dass der Raum schnell einem Lifting unterzogen und an die aktuellen Bedürfnisse angepasst werden kann

– sagt Eliza Donek, Produktmanagerin bei Mikomax.

Weitere nützliche Informationen über das mobile Bürotrennwandsystem können Sie im folgenden Text nachlesen: Teile und herrsche – mit dem modularen Bürowandsystem SONIQ

Besprechungsräume zur gemischten Nutzung

Möglicherweise ist der herkömmliche Besprechungsraum doch nicht mehr so nützlich wie früher, aber das bedeutet noch nicht, dass er ganz aufgegeben werden sollte. In der Tat bemerken viele Manager den wachsenden Wert von so genannten gemischt genutzten Besprechungsräumen – vielseitige Räume, die sich leicht an unterschiedliche Bedürfnisse und Situationen anpassen lassen. Solche Räume können als Ort für formelle Besprechungen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern genutzt werden, aber auch als Raum für kurze, informelle Besprechungen mit einer kleineren Gruppe, als Ort für Einzelarbeit oder sogar zum Entspannen in einer Pause.

Flexibilität und der Einsatz geeigneter Lösungen, die eine schnelle und einfache Umgestaltung ermöglichen, sind hier der Schlüssel. Es ist sinnvoll, sich für ergonomische Stühle und  Konferenztische zu entscheiden, die einen bequemen Platz für Schulungen, Besprechungen oder das gemeinsame Arbeiten bieten. Besonders interessant ist der  Konferenztisch Balance, mit dem die Körperhaltung vom Sitzen zum Stehen verändert werden kann. Vielseitigkeit ist in der heutigen Geschäftswelt der Schlüssel zur optimalen Nutzung des Besprechungsraums.

Treffen in einer größeren Gruppe werden in die Online-Welt verlegt

Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie beschleunigte die Einführung von Technologien, die Fernarbeit und Online-Meetings ermöglichen, und veränderte sowohl unsere täglichen Gewohnheiten als auch unsere Geschäftsstrategien. Mit Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet können Unternehmen Videokonferenzen in einer größeren Gruppe durchführen, ohne dass alle daran teilnehmenden Personen an einem Ort versammelt sein müssen. Darüber hinaus können Online-Sitzungen effektiver sein, da sie sich auf konkrete Themen konzentrieren können, anstatt Aufwand für die erforderliche Logistik, um die Teilnehmer in den Raum zu bekommen, oder andere organisatorische Fragen zu betreiben. Auch wenn die Technologie eine Kommunikation auf Distanz ermöglicht, gibt es doch bestimmte Arten der Interaktion und Diskussion, die im realen Kontakt besser funktionieren. Daher wird es trotz der zunehmenden Beliebtheit von Online-Meetings auch weiterhin traditionelle Besprechungsräume geben – auch wenn sich ihre Rolle und ihre Funktionen möglicherweise ändern werden.

Optimierung der Besprechungsräume im Büro

Die Optimierung der Besprechungsräume im Büro ist der Schlüssel zur Gestaltung eines Umfelds, das die Mitarbeiter dazu bringt, gerne ins Unternehmen zu kommen und Aufgaben zu erledigen, die eine Zusammenarbeit erfordern, oder inspirierende Besprechungen durchzuführen. Es geht nicht nur darum, die entsprechenden Räume von der offenen Fläche zu trennen, sondern einen Raum zu schaffen, der den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird. In einem modernen Büro funktionieren mehrere kleinere Zonen besser als ein großer Besprechungsraum, die jeweils auf unterschiedliche Aufgaben und Arten der Interaktion zugeschnitten sind. Einige sind für Arbeiten konzipiert, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, abseits von Hektik und Lärm, wo sich die Arbeitnehmer ohne Unterbrechung auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Andere Räume sind für spontane Begegnungen vorgesehen, die offen sind und zur Interaktion einladen. Diese Bereiche können mit bequemen, weichen Sitzmöbeln und einem Couchtisch ausgestattet werden.

Abtrennung von Bereichen, nicht von Räumen

Die Optimierung des Besprechungsraums sollte eher auf der Zuweisung geeigneter Flächen als auf der Zuweisung spezifischer Räume, wie z. B. von Sitzungssälen, beruhen. Dieser Ansatz steht im Einklang mit dem Konzept „Activity Based Workplace“ der flexiblen Büroplanung.

Multifunktionale Bereiche anstelle von geschlossenen Besprechungsräumen werden leichter zugänglich sein und die Nutzung der Büroflächen verbessern. Der Einsatz von  Bürowänden zur Einrichtung von Ruhezonen,  modularen Möbel Ligo und ausgewiesenen Bereichen für kollaboratives Arbeiten kann dazu beitragen, dass der Raum besser an die aktuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst wird. Durch eine flexible Büroorganisation können Unternehmen dynamische, inspirierende Arbeitsumgebungen gestalten, die Innovationen fördern.

Arbeitszonen erfordern unterschiedliche Konzentrationsstufen

Bei der Optimierung von Besprechungsräumen im Büro geht es nicht nur darum, den Raum für Gruppensitzungen besser zu verwalten, sondern auch darum, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Es wird immer wichtiger, Zonen für Aufgaben abzutrennen, die eine unterschiedliche Konzentration erfordern. Auch wenn es den Anschein hat, dass ein gut gestalteter Besprechungsraum der ideale Ort für konzeptionelle Arbeit ist, so ist doch anzumerken, dass ihre Anzahl in einem Büro in der Regel begrenzt ist. Oft wollen mehr Menschen das Angebot nutzen, als Plätze vorhanden sind. Hinzu kommt, dass Besprechungsräume den Mitarbeiter vom Rest des Teams isolieren.

Expertenmeinung

Es kann sinnvoll sein, Bereiche einzurichten, in denen sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren können, die intensive Konzentration erfordern. An solchen Arbeitsplätzen sollten die Bedingungen für eine längere Konzentration günstig sein, z. B. durch ergonomische Stühle, eine nach Bedarf einstellbare Beleuchtung oder eine Gestaltung, die nicht ablenkt. Die Akustikkabinen von Hushoffice sind für diesen Zweck gut geeignet

– sagt Eliza Donek, Produktmanagerin bei Mikomax.

Eine andere Lösung für Arbeiten, die keine Stille, sondern nur Ruhe erfordern, ist die Aneinanderreihung von manuell höhenverstellbaren Schreibtischen Stand Up R. Niedrigere Tische bieten Platz für Einzelarbeit, während mehrere nebeneinander aufgestellte Tische eine große Arbeitsfläche für Projektbesprechungen und zwanglose Kommunikation bieten.

Orte für spontane Meetings und soziale Interaktion

Das moderne Büro ist nicht mehr nur ein Arbeitsplatz – es ist ein Raum für den Austausch von Ideen und den Aufbau von Beziehungen. Deshalb müssen Räume für spontane soziale Interaktionen vom Open Space abgetrennt werden (z. B.  durch die freistehenden Stellwände Tree in Gestalt eines Baumes). Bei einem Kaffee, auf dem Flur oder in einem eingerichteten Chillout-Bereich werden neue Ideen geboren, Beziehungen geknüpft oder Problemlösungen erarbeitet. Der Austausch von Ideen und Erkenntnissen in einer informellen Atmosphäre kann inspirieren und zum Handeln anregen. Daher lohnt es sich, neben einem Besprechungsraum auch kleine Entspannungsbereiche mit bequemen Möbeln vom Büroraum abzugrenzen. Die weichen Sessel und Sofas Packman, Hocker oder Hängematten regen die Mitarbeiter zum Entspannen an und fördern darüber hinaus eine bessere Kommunikation im Team, was sich direkt auf die Arbeitseffizienz auswirkt.

Hybride Büros – planen Sie Räume für persönliche und virtuelle Treffen

Nach der Zeit der Pandemie erfreut sich die Arbeit in einem flexiblen Hybridmodell zunehmender Beliebtheit, da es die Vorteile von Fern- und Büroarbeit miteinander verbindet. Diese Form erfordert jedoch eine neue Herangehensweise an die Planung von Büroräumen, insbesondere im Zusammenhang mit der Durchführung von Sitzungen. In hybriden Büros ist es wichtig, Räume so zu gestalten, dass persönliche und virtuelle Interaktionen gefördert werden.

• Online-Konferenzorte sollten mit der notwendigen Ausrüstung und Technologie ausgestattet sein, damit Konferenzen oder Präsentationen aus der Ferne effizient durchgeführt werden können. Dies erfordert nicht nur die richtige Netz- und Hardware-Infrastruktur, sondern auch die Berücksichtigung von Akustik und Beleuchtung, die für die Qualität der geführten Videogespräche entscheidend sind.
• Die Treffpunkte sollten ein angenehmes Umfeld für alle Teilnehmenden bieten. Es ist wichtig, dass geeignete Räume und Hilfsmittel zur Unterstützung der Kommunikation, wie etwa Whiteboards, Flipcharts oder Präsentationsbildschirme, leicht zugänglich sind.

Hybridbüros erfordern daher Flexibilität und die Anpassung an die sich ändernden Bedürfnisse der Teams. Wenn sie gut gestaltet sind, können sie nicht nur als Arbeitsplatz dienen, sondern auch als Raum, der Kreativität, Innovation und effektive Kommunikation fördert, und zwar unabhängig von der Form von Treffen.

Möchten Sie im Büro Bereiche für formelle und informelle Besprechungen abtrennen?
Entdecken Sie unsere innovativen Büromöbel und planen Sie Räume für stationäre und virtuelle Meetings >>