Aranżacja nowoczesnej recepcji w firmie – dyskrecja i bezpieczeństwo danych przede wszystkim

Pierwsze spojrzenie, pierwsze wrażenie – recepcja. Rozmowa w tym miejscu daje obraz firmy i zwyczajów w niej panujących. Aranżacja recepcji jest sprawą kluczową. To tu gromadzi się informacje na temat wchodzących osób, pozostawia wypełnione formularze i podpisy. Kwestia poufności oraz właściwego zabezpieczenia dokumentów ma bardzo duże znaczenie. Biuro, które właściwie dba o bezpieczeństwo danych zyskuje w oczach klientów.

Czasy, kiedy człowiek wchodzący do firmy był raczej intruzem w recepcji niż gościem, szczęśliwie minęły. Dziś recepcja w niczym nie przypomina tej sprzed lat. To prawdziwe centrum dowodzenia – z miłą, kompetentną załogą, będącą wizytówką firmy. Aktualne zasady aranżacji recepcji obejmują najróżniejsze aspekty – od optymalnej lokalizacji, przez kolorystykę, funkcjonalność i idealne dopasowanie do potrzeb., na zapewnieniu poufności i bezpieczeństwa danych kończąc.

Projekt nowoczesnej recepcji w firmie musi – ze względu na to ostatnie – zawierać:

• ladę recepcyjną osłaniającą stanowisko pracy recepcjonisty oraz dokumenty i informacje, które przewijają się przez jego biurko,

• meble do recepcji umożliwiające bezpieczne przechowywanie danych (zamykane szuflady, szafki i inne elementy wyposażenia),

• miejsca (na przykład kabiny akustyczne) pozwalające na dyskretne rozmowy, łączące się niekiedy z przekazywaniem danych wrażliwych.

Lada recepcyjna o „bezpiecznym” i ergonomicznym kształcie

Już dobierając odpowiednią lokalizację recepcji, można zapewnić pewien stopień prywatności pracownikom. Aranżacja zaplanowana przy ścianie narożnej tworzy naturalnie zamkniętą przestrzeń, która zdecydowanie ogranicza możliwość obserwacji tego, co dzieje się po drugiej stronie blatu, a tym samym zwiększa bezpieczeństwo dokumentów i danych.

Projekt recepcji przewidujący jej umieszczenie w centralnej części pomieszczenia również nie wyklucza zachowania poufności. Wystarczy zastosować nowoczesne lady recepcyjne ustawione półkoliście lub zamknięte w określonym kształcie. Ich szerokość i wysokość dobiera się zgodnie z indywidualnymi potrzebami i warunkami dyktowanymi przez pomieszczenie. .

Wyższe blaty od zewnętrznej strony, na wysokości około 110 cm, umożliwiają wygodne operowanie w pozycji stojącej dokumentami na ladzie, a jednocześnie dyskretnie zasłaniają monitory, urządzenia oraz niektóre meble recepcyjne od strony wewnętrznej. Ma to swój aspekt estetyczny, ale również umożliwia ochronę danych.

Niższa część blatów powinna znaleźć się od wewnętrznej strony, na wysokości typowego biurka, czyli mniej więcej 80 cm, tworząc stanowisko pracy recepcjonisty. Głębokość lady recepcyjnej wynosi zazwyczaj 40 cm, ale równie dobrze blat może być szerszy, jeśli wymaga tego konieczność osłonięcia urządzeń czy dokumentów znajdujących się na biurku recepcjonisty.

Przeczytaj, czy warto zamówić gotowe systemy mebli biurowych

Meble recepcyjne do zabezpieczenia dokumentów

Kluczowym aspektem wyboru mebli jest potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanym dokumentom. Dlatego w aranżacji recepcji mile widziane są zamykane na klucz szuflady, szafki, kontenery, które zapewniają właściwą ochronę w sytuacji chwilowej nieobecności pracownika na stanowisku pracy. Ich prawidłowa lokalizacja powinna też uniemożliwiać dostęp do nich dla osób z zewnątrz.

Zobacz, jak wybrać i gdzie ustawić szafy na dokumenty 

Prywatność, czyli izolacja akustyczna w nowoczesnej recepcji

Pozornie wydaje się niemożliwe zapewnienie komfortu akustycznego w miejscu najbardziej ruchliwym, skupiającym osoby pojawiające się w biurze. W te potrzeby znakomicie wpisują się rozwiązania typu HUSH – kabiny dźwiękoszczelne i biurowe budki telefoniczne, skutecznie izolujące akustycznie ich użytkownika. Umieszczone w obrębie recepcji zapewniają prywatność – potrzebną do pracy z danymi osobowymi czy ustnym przekazywaniem poufnych informacji.

Drugim sposobem rozwiązania kwestii komfortu akustycznego recepcji, czy raczej zapewnienia określonego poziomu dyskrecji, jest zaaranżowanie części relaksacyjnej tego wnętrza. Z jednej strony umila ona ewentualne oczekiwanie na swoją kolej, z drugiej zapewnia pewną prywatność osobom obsługiwanym w danej chwili przez recepcjonistów. Do urządzenia takiej strefy mogą posłużyć na przykład meble z serii CHILLOUT. Idąc krok dalej, można postawić na większą elastyczność i wykorzystać do tego celu jeden z nowoczesnych systemów audytoryjnych (LIGO). Taka opcja umożliwia błyskawiczną zmianę aranżacji przestrzeni recepcji i dostosowanie jej do aktualnych potrzeb, poprzez stworzenie dodatkowych miejsc siedzących, „stolików”, przegród lub innych elementów.

Źródła

• https://mikomaxsmartoffice.com/pl/